Ключ к продуктивной работе — найти правильный инструмент

Если вы откроете Play Store на своем телефоне и введете в поиск «приложение для выполнения», вам будет представлен бесконечный поток вариантов. Некоторые исходят от независимых разработчиков, которые выпустили приложение, соответствующее их потребностям, потому что альтернативы не подходили. Другие приходят из крупных студий, принадлежащих еще более крупным компаниям, и все они преследуют одну и ту же конечную цель — помочь вам оставаться продуктивным.

Проблема со всеми этими различными вариантами заключается в том, что вы можете даже не знать, с чего начать. Чтобы отпраздновать Всемирный день производительности, мы постараемся помочь вам найти подходящие инструменты для работы.

Шаг 1. Определите проблему

Но прежде чем вы действительно сможете приступить к работе, вам нужно попытаться выяснить, чего вы пытаетесь достичь. Вы хотите приложение, которое просто позволяет вам вести бесконечный список задач с флажками рядом с ними? Вы хотите иметь списки для различных областей вашей жизни, таких как работа, дом или другие?

Как насчет управления проектами или сотрудничества? Вы работаете над разными проектами, каждый из которых должен пройти серию небольших шагов, прежде чем их можно будет завершить? Вам нужна возможность делиться списками или задачами с кем-то еще, будь то список дел с семьей или с коллегой, чтобы завершить проект вовремя?

Самое замечательное в Play Store, и особенно в приложениях для повышения производительности, заключается в том, что здесь есть варианты для всех. Чтобы получить максимальную отдачу от любого приложения, которое вы выберете, важно задать себе эти вопросы. Но вы также хотите попытаться найти решение, которое работает на всех лучшие телефоны Android, планшеты или Chromebook, чтобы у вас был быстрый и легкий доступ к вашим спискам, даже если вы используя другой тип устройства или другую платформу (например, Android и Mac или iPhone и Хромбук).

После того, как вы определили, чего пытаетесь достичь, пришло время нажать на педаль газа и начать пробовать различные приложения и сервисы.

Шаг 2: пришло время для тест-драйва

За прошедшие годы мы рассмотрели различные приложения для составления списков дел и инструменты управления проектами. Некоторые могут даже сказать, что у меня есть зависимость от этих типов приложений, и в итоге у меня есть папка, полная приложений, которые достаточно разные, чтобы я захотел их попробовать. Это включает даже выход за пределы сферы Play Store, поскольку в мире приложений с открытым исходным кодом доступно еще больше приложений.

Не погружаясь слишком глубоко, вот несколько отличных вариантов для разных нужд:

• Гугл Задачи: отличная отправная точка для всех и предлагает глубокую интеграцию с вашим телефоном Android, интеллектуальными колонками и многим другим. Вы можете создавать подзадачи, устанавливать напоминания, добавлять заметки и создавать различные списки, но это не идеально для управления проектами.
• Google Keep: новый подход к ведению заметок и спискам дел. По сути, Keep — это доска, полная «липких заметок», с возможностью согласования цветов, добавления напоминаний и установки подзадач, и все это из одной заметки.
• Todoist: Предлагает комплексный подход, совместимый с несколькими платформами. Вы можете начать с чистого листа и превратить приложение в источник производительности, а также разрешить общие списки и совместную работу.
• Трелло: использует стиль Канбан, который позволяет перемещать проекты из одного списка в другой по мере завершения проекта. Но есть и дополнительные функции, такие как бонусы, которые позволяют лучше настраивать различные проекты/карты.
• Асана: Идеально подходит для реального управления проектами, с большой гибкостью и отличным сотрудничеством. Но может быть слишком много для вашего заурядного списка дел.
• Рабочий процесс: это действительно уникальный вариант для тех, кто не совсем уверен, с чего начать, но знает, что им предстоит выполнить множество задач. Вы можете просто продолжать добавлять все больше и больше в список, выбрасывая из головы все свои идеи или дела, прежде чем систематизировать и классифицировать их.

Как мы уже упоминали, существует так много различных приложений для составления списков дел, которые помогают вам оставаться продуктивными. Есть и другие варианты, которые еще более просты, чем Гугл Задачи, или объедините ведение заметок и управление задачами, как в Google Keep и Evernote. Единственный способ узнать, что работает, — это попробовать их.

Не продолжайте переключаться только ради этого

Если вы не зарегистрируетесь, чтобы попробовать приложение и сразу же возненавидите все в нем, есть одна ключевая рекомендация, которую мы можем дать: выберите приложение и придерживайтесь его. Если вы новичок в продуктивности, вы можете попытаться вернуться к своим старым привычкам, а затем снова вернетесь к исходной точке. Это то, что случается со всеми, так как легче вернуться к старому, даже если это означает, что вы можете пропустить крайний срок.

Еще одна кроличья нора, которая быстро выходит из строя, — это регулярное переключение между приложениями. Вы потратите больше времени на попытки «усовершенствовать систему», чем на выполнение поставленных задач. Отчасти поэтому я еще не упомянул другие инструменты, такие как Obsidian, Notion или Roam Research.

С таким приложением, как Notion, вы можете начать с чистого листа, но затем оказаться в кроличьей норе. И эта кроличья нора не заканчивается, так как вы, скорее всего, будете искать новые шаблоны, пытаться понять, как работают отношения, и связывать все вместе в красивый маленький бант. Это проблема, с которой я постоянно сталкиваюсь, и что еще больше усложняет ситуацию, так это то, что несколько инструментов можно использовать вместе.

Одним из примеров этого является приложение под названием Обсидиан. На первый взгляд, это не более чем простой текстовый редактор уценки. Но даже простое погружение в разные меню откроет для вас мир плагинов Core и Community. Хотя я здесь не для того, чтобы сказать, что вам не следует рассматривать Obsidian (в настоящее время это мое любимое приложение), вам сначала нужно освоить основы, прежде чем углубляться.

Сохраняйте простоту, а затем расширяйте, если необходимо

Выберите приложение и придерживайтесь его. Посмотри, как это работает. Пройдите и прочитайте руководства и страницы часто задаваемых вопросов, чтобы узнать все, что можно. Затем попытайтесь реализовать свою систему так, как считаете нужным, но всегда важно поначалу не усложнять.

Одна из лучших вещей, которую вы можете сделать, это просто составить текущий список все что вам нужно сделать. Оттуда определите, какие типы задач у вас есть, например, составление списка покупок или необходимость замены масла. Покупка продуктов и замена масла — это обе задачи, но список покупок заполнен подзадачами, так как вам нужно знать, что вы покупаете.

Таким образом, вы можете создать проект «Дом» с подпроектом «Поручения» с задачами по закупке продуктов и замене масла. И тогда список продуктов становится списком подзадач для вашего следующего похода за покупками. Вы можете видеть, насколько запутанными могут быть вещи с самого начала.

Что находится в верхней части нашего списка лучшие приложения для дел может работать для нас, но это может не работать для вас. В этом и красота, и ужас, так как есть так много разных вариантов на выбор, что вы можете наконец найти необработанный алмаз или вам придется начинать все с нуля.

Всегда есть что-то новое

Просто не переключайтесь ради желания попробовать что-то новое. Это может нарушить вашу продуктивную полосу и выбить вас из колеи, где вы в конечном итоге будете чувствовать себя потерянным и неуверенным в том, что делать дальше. Всегда есть еще один новый инструмент, который либо появляется из-за угла, либо появляется из ниоткуда.

Брать Суперлист, например. Это приложение было продемонстрировано во время Google I/O 2022, и, по крайней мере, для меня оно появилось совершенно неожиданно; и похоже, что он заполняет все мои потребности. Но вместо того, чтобы просто позволить моему списку дел расти, а мои проекты отошли на второй план, все, что я сделал, это подписался на список рассылки, поскольку он еще не доступен для всех. Тогда есть Бенто, это приложение от знакомого, но оно доступно только на iOS и macOS, что делает его непригодным для меня на моих устройствах Android и Windows.

Не отвлекайтесь на новый и модный инструмент, когда у вас уже есть работающая система. Единственное предостережение, если вы на самом деле не определили, что это решает проблему, которая у вас все еще есть. В противном случае просто придерживайтесь программы и держите голову ясной.