Nyckeln till att förbli produktiv är att hitta rätt verktyg

Om du öppnar Play Butik på din telefon och söker efter "att göra-appen" kommer du att presenteras med en oändlig ström av alternativ. Vissa kommer från indieutvecklare, som släppte en app som passar deras behov eftersom alternativen inte gjorde det. Andra kommer från stora studior som ägs av ännu större företag, alla med samma slutmål i åtanke – att hjälpa dig att hålla dig produktiv.

Problemet med alla dessa olika alternativ är att du kanske inte ens vet var du ska börja. För att fira World Productivity Day kommer vi att försöka hjälpa dig att hitta rätt verktyg för jobbet.

Steg 1: Identifiera problemet

Men innan du faktiskt kan börja arbeta måste du försöka ta reda på vad det är du försöker åstadkomma. Vill du ha en app som bara låter dig hålla en oändlig lista över uppgifter med kryssrutor bredvid dem? Vill du ha listor för olika områden i ditt liv som jobbet, hemmet eller andra?

Hur är det med projektledning eller samarbete? Arbetar du med olika projekt, som alla måste gå igenom en rad mindre steg innan de kan slutföras? Behöver du kunna dela listor eller uppgifter med någon annan, oavsett om det är en sysslolista med familjen eller med en kollega för att få ett projekt klart i tid?

Det fantastiska med Play Store, och specifikt produktivitetsappar, är att det finns alternativ för alla. För att få ut det mesta av vilken app du än bestämmer dig för är det viktigt att du ställer dig dessa frågor. Men du vill också försöka hitta en lösning som fungerar på alla bästa Android-telefoner, surfplattor eller Chromebooks, så att du kan få snabb och enkel åtkomst till dina listor även om du är det använder en annan typ av enhet eller en annan plattform (d.v.s. Android och Mac eller en iPhone och Chromebook).

När du väl har bestämt dig för vad du försöker åstadkomma är det dags att sätta pedalen på metallen och börja testa olika appar och tjänster.

Steg 2: Det är dags för en provkörning

Vi har täckt olika att göra-listapplikationer och projektledningsverktyg genom åren. Vissa kanske till och med säger att jag har ett beroende av den här typen av appar, och slutar med en mapp full av appar som alla är tillräckligt olika för att motivera mig att vilja prova dem. Detta inkluderar även att gå utanför Play Store, eftersom det finns ännu fler appar tillgängliga i världen av appar med öppen källkod.

Utan att dyka för djupt, här är några bra alternativ för olika behov:

• Google Tasks: En bra utgångspunkt för alla och erbjuder djup integration med din Android-telefon, smarta högtalare och mer. Du kan skapa deluppgifter, ställa in påminnelser, lägga till anteckningar och skapa olika listor, men det är inte idealiskt för projektledning.
• Google Keep: Ger en annan syn på anteckningar och att göra-listor. I grund och botten är Keep en tavla full av "klisterlappar", med möjligheten att färgkoordinera, lägga till påminnelser och ställa in underuppgifter, allt från en enda anteckning.
• Todoist: Erbjuder en allt-i-ett-metod samtidigt som den är kompatibel över flera plattformar. Du kan börja med ett tomt blad och forma appen till ett produktivitetskraftpaket, samtidigt som du tillåter delade listor och samarbete.
• Trello: Använder Kanban-stil, som gör att projekt kan flyttas från en lista till en annan när ett projekt är slutfört. Men det finns också extrafunktioner som Power-ups som möjliggör bättre anpassning för de olika projekten/korten.
• Asana: Perfekt för verklig projektledning, med mycket flexibilitet och utmärkt samarbete. Men det kan vara för mycket för bara din vanliga att göra-lista.
• Arbetsflöde: Det här är ett helt unikt alternativ för dem som inte är riktigt säkra på var de ska börja, men som vet att de har många uppgifter att slutföra. Du kan bara fortsätta lägga till mer och mer till listan, få bort alla dina idéer eller att göra ur huvudet innan du organiserar och kategoriserar dem.

Som vi har nämnt finns det så många olika att göra-listappar där ute som alla försöker hjälpa dig att hålla dig produktiv. Det finns också andra alternativ som är ännu mer grundläggande än Google Tasks, eller kombinera anteckningar och uppgiftshantering liknande Google Keep och Evernote. Det enda sättet att veta vad som fungerar är att ta dem en sväng.

Fortsätt inte att byta bara för sakens skull

Om du inte registrerar dig för att prova en app och direkt hatar allt med den, finns det en viktig rekommendation som vi kan göra: Välj en app och håll dig till den. Om du är en produktivitetsnovis kan du försöka falla tillbaka till dina gamla vanor, och sedan är du bara tillbaka på ruta ett igen. Detta är något som händer alla, eftersom det är lättare att gå tillbaka till det gamla, även om det innebär att du kanske missar en deadline.

Ett annat kaninhål som går snabbt att gå ner är att fortsätta hoppa mellan appar regelbundet. Du kommer att spendera mer tid på att försöka "perfektera systemet" jämfört med att faktiskt slutföra uppgifterna. Det är delvis därför jag ännu inte har nämnt andra verktyg som Obsidian, Notion eller Roam Research.

Med en app som Notion kan du sluta med att börja med ett tomt blad, men sedan hamna nere i kaninhålet. Och det här kaninhålet tar inte slut eftersom du förmodligen kommer att leta efter nya mallar, försöka ta reda på hur relationer fungerar och knyta ihop allt till en fin liten rosett. Det är ett problem som jag tar itu med hela tiden, och det som gör saker och ting ännu mer komplexa är när flera verktyg kan användas tillsammans.

Ett exempel på detta är en app som heter Obsidian. På dess ansikte ser det ut som inget annat än en grundläggande textredigerare för markdown. Men även att bara dyka in i olika menyer kommer att låsa upp världen av Core- och Community-plugins. Även om jag inte är här för att säga att du inte ska överväga Obsidian (det är min nuvarande övergripande favoritapp), men du måste först få ner grunderna innan du dyker djupare.

Håll det enkelt och utöka sedan om det behövs

Välj en app och håll dig till den. Se hur det fungerar. Gå igenom och läs handledningarna och FAQ-sidorna för att lära dig allt du kan. Försök sedan att implementera ditt system som du tycker är lämpligt, men det är alltid viktigt att göra saker enkelt i början.

En av de bästa sakerna du kan göra är att bara göra en löplista över allt som du behöver göra. Därifrån bestämmer du vilka typer av uppgifter du har, som att ha en inköpslista eller att behöva byta olja. Att handla mat och att byta olja är båda ärenden, men en inköpslista är fylld med deluppgifter eftersom du behöver veta vad det är du köper.

Så du kan skapa ett hemprojekt med ett ärendens delprojekt, med uppgifter för matvaror och att byta olja. Och då blir listan över matvaror en lista med deluppgifter för din nästa shoppingresa. Du kan se hur invecklade saker och ting kan bli redan från början.

Det som finns högst upp på vår lista över bästa att göra-apparna kanske fungerar för oss, men det kanske inte fungerar för dig. Det är det som är skönheten och skräcken med detta, eftersom det finns så många olika alternativ att välja mellan att du äntligen kan hitta diamanten i roughen, eller måste börja om från början igen.

Det är alltid något nytt

Fortsätt bara inte att byta för att vilja prova något nytt. Det kan bryta din produktivitetsserie och slå er alla ur spel, där du till slut känner dig vilsen och inte säker på vad som händer härnäst. Det finns alltid ett nytt verktyg som antingen kommer runt hörnet, eller som dyker upp från ingenstans.

Ta Superlista, till exempel. Den här appen visades upp under Google I/O 2022, och åtminstone för mig kom den från vänster fält; och det ser ut som att det fyller alla mina behov. Men istället för att bara låta min att göra-lista stå stilla och mina projekt gå åt sidan, var allt jag gjorde att registrera mig på e-postlistan eftersom den inte är tillgänglig offentligt ännu. Sedan finns det Bento, som är en app från en bekant, men den är bara tillgänglig på iOS och macOS, vilket gör den till en icke-startare för mig på mina Android- och Windows-enheter.

Låt dig inte distraheras av ett nytt och snyggt verktyg när du redan har ett system som fungerar. Den enda varningen till det är om du inte faktiskt bestämmer att det löser ett problem som du fortfarande har. Annars är det bara att hålla sig till programmet och hålla huvudet rent.