Chromebooks på arbetsplatsen: Hur en icke-vinstdrivande använder Chrome OS för att få saker gjort

Trots sitt första intryck, Chrome OS är bra på arbetsplatsen. Varje typ av företag behöver tillgång till e-post, interna webbplatser för företagsmeddelanden, kalendrar och andra grundläggande verktyg. Under den längsta tiden har Windows dominerat affärslandskapet men alltmer Chromebooks utmanar den uppfattningen.

Under vardagarna arbetar jag för en ideell verksamhet som fokuserar på mental och beteendemässig hälsa. Vi har kontor i några län i centrala Indiana, så vi måste kunna kommunicera direkt för att ta hand om våra patienter. Medan vissa anställda använder Windows-bärbara datorer och stationära datorer använder 80% av vår personal Chromebooks eller Chromeboxes, och vi ansluter alla till Googles företagstjänster. Vissa lösningar är nödvändiga för att göra alla våra verktyg tillgängliga på Chrome, som jag pratar om, men det mesta bara... Arbetar.

Låt oss utforska.

Det grundläggande

Googles tjänster gör samarbete enkelt och intuitivt.

När våra anställda loggar in på sina datorer eller öppnar Chrome-webbläsaren i början av dagen har vi tre flikar öppna för dem: Gmail, Google Kalenderoch vårt företag intranät. Vissa proanvändare kanske föredrar att använda en dedikerad e-postapplikation, men de flesta har bara tillgång till deras e-post från en webbplats. De flesta av våra nya anställda berättar att de har ett personligt Google-konto, så vi behöver inte träna mycket för att få dem snabbare med Gmail, Kalender och andra verktyg.

Alla dokument som finns inom företaget hanteras i Google Docs, och våra kalkylark och presentationer görs i Google Sheets och Slides. Eftersom allt vi gör sparas automatiskt på Google Drive går inget arbete förlorat. När vi gör våra orienteringskurser visar vi samarbetsfunktionerna i Google Docs; det är otroligt att se alla skriva in i samma dokument och ha allt "klick" i sinnet.

Detsamma gäller andra tjänster som Hangouts. Google förtjänar det dåliga rykte som de har byggt upp under de senaste åren med alla dess olika och motsatta meddelandeprogram, men företagsanvändare har inte skadats av det.

Hangouts har varit solida för oss och det integreras direkt med Google Kalender. När någon skapar ett nytt möte får de automatiskt ett Hangouts Meet länk för videokonferenser. De behöver inte besöka en separat sida eller markera en viss ruta eftersom det bara händer automatiskt.

På tal om Hangouts Meet, det verktyget är den coolaste delen av mitt jobb. Vi har några Chromebook-datorer som är inställda på att endast laddas meet.google.com. Att installera detta krävde inte en annan version av operativsystemet eller en separat licens: varje gång vi behöver konfigurera en av dessa Hangouts Meet Chromebooks eller Chromeboxes, vi anger bara serienumret i en lista i Googles administrativa trösta. Starta om enheten och det är det.

Dessa Chromebooks har sparat våra skinn många gånger under de senaste månaderna. Det finns vissa dagar där en läkare på en plats har en låg patientbelastning och det finns ett stort antal patienter på andra platser. Läkaren startar Hangouts Meet-sessionen, personalen i receptionen på den andra platsen ansluter till dem med en möteskod, sedan går patienten in i ett rum själv och pratar med läkaren över videokonferensen.

Chromebooks har sparat våra rumpor fler gånger än vi kan räkna.

Patienten kan inte ladda några andra webbplatser, och om Chromebox startar om eller sessionen avslutas går den automatiskt tillbaka till Hangouts Meet-startskärmen. Det är häftigt och har snabbt blivit en viktig del av hur vi behandlar patienter.

Alla våra Chrome-enheter kör den senaste versionen av Chrome OS med alla rätta säkerhetsuppdateringar.

Våra konferensrum drivs också på Hangouts. Alla Chromebook eller Chromebox kan knytas till en konferensrumskalender, och alla användare i dessa möten kan dela innehåll med de andra deltagarna genom att använda Google Cast. Dessa maskiner kör inte någon gammal version av inbäddade Windows eller Linux; de använder samma version av Chrome OS som våra andra enheter. De uppdateras automatiskt var sjätte vecka, och om något går sönder kan de bytas ut på mindre än 20 minuter.

Att använda Chrome-enheter har också många fördelar för vår IT-butik. Chromebooks och Chromeboxes är mycket snabbare att göra konfigurera och konfigurera än Windows-datorer. Det var en dag jag konfigurerade och uppdaterade 50 Chromeboxes, medan jag vanligtvis kan göra tre eller fyra Windows-bärbara datorer på samma tid. Chrome-enheter är krypterade ur lådan, och medan maskinvarufel fortfarande är en sak, kan nästan alla programvaruproblem åtgärdas med fabriksåterställning av enheten eller återhämta det.

Lösningar

Det finns dock några verktyg vi använder som inte är webbaserade. I det här fallet gillar program Paralleller fjärråtkomst, Citrix och VMWare kan användas för att vara värd, distribuera och hantera dessa applikationer.

Vi måste också kunna dela dokument med externa företag, varav de flesta använder Microsoft Office. Googles verktyg gör ett okej jobb med att konvertera till och från Microsofts format, men de är inte idiotsäkra. Det betyder att vi också har en handfull anställda som använder Microsoft Office - antingen nås på distans via Parallels eller installeras till sina Windows-datorer. En del av vår personal använder Windows-bärbara datorer eftersom Chromebooks ofta inte på ett tillförlitligt sätt kan skriva ut till en skrivare USB. Vårt marknadsföringsteam behöver Photoshop och After Effects, och medan Adobe har börjat göra dessa tillgängliga för Chrome-enheter via Google Play Butik, de är inte en ersättning för sina skrivbordsekvivalenter ännu.

Appar som Photoshop, After Effects och andra proverktyg har fortfarande inte motsvarande upplevelser i Chrome OS.

Dessa användningsfall är vår frukt med låg hängande och majoriteten av de anställda är perfekt produktiva på en Chrome-enhet. De flesta av våra anställda föredrar till och med Chrome OS framför Windows eftersom det är svårare att förstöra och är lättare att navigera. Detta gör mig ännu lyckligare eftersom Chromebooks är säkrare och lättare att hålla reda på. Mitt huvudsakliga pågående projekt är att hitta personer som använder Windows-bärbara datorer som inte behöver så mycket ström, erbjuda dem en Chromebook och se hur de gör. Alla jag har gjort det för har varit oerhört glada, vilket gör mig glad och ökar produktiviteten av de skäl som anges ovan.

Microsoft tar Office till samma molnbaserade värld som Googles verktyg finns i.

Vi använder Chrome och Google-tjänster, men Microsoft går i samma riktning med Office 365. När jag måste installera och licensiera ett verkligt program på någons bärbara dator känns det så... arkaiskt. Att kunna få användaren att besöka en webbplats och skriva in lösenordet är så mycket lättare, både för mig som administratör och dem som användare. Vi är på väg att vara 100% molnbaserade och vi använder Chrome OS för att komma dit.

Har du använt en Chromebook i en affärsmiljö? Låt oss veta nedan!