Cheia pentru a rămâne productiv este să găsești instrumentul potrivit

Dacă deschideți Magazinul Play pe telefon și căutați „aplicația de făcut”, vi se va prezenta un flux nesfârșit de opțiuni. Unele provin de la dezvoltatori indie, care au lansat o aplicație care se potrivește nevoilor lor, deoarece alternativele nu au făcut-o. Alții provin de la studiouri mari, deținute de companii și mai mari, toate având în vedere același obiectiv final - să vă ajute să rămâneți productiv.

Problema cu toate aceste opțiuni diferite este că s-ar putea să nu știi de unde să începi. Pentru a sărbători Ziua Mondială a Productivității, vom încerca să vă ajutăm să găsiți instrumentele potrivite pentru job.

Pasul 1: Identificați problema

Dar înainte de a putea începe efectiv să lucrezi, trebuie să încerci să-ți dai seama ce încerci să realizezi. Doriți o aplicație care să vă permită să păstrați o listă nesfârșită de sarcini cu casete de selectare lângă ele? Vrei să ai liste pentru diferite domenii ale vieții tale, cum ar fi serviciul, acasă sau altele?

Dar managementul de proiect sau colaborarea? Lucrezi la diferite proiecte, toate care trebuie să treacă printr-o serie de pași mai mici înainte de a putea fi finalizate? Trebuie să poți partaja liste sau sarcini cu altcineva, fie că este vorba de o listă de corvoadă cu familia sau cu un coleg, pentru a finaliza un proiect la timp?

Lucrul grozav al Magazinului Play, și în special al aplicațiilor de productivitate, este că există opțiuni pentru toată lumea. Pentru a profita la maximum de orice aplicație pentru care decideți, este important să vă puneți aceste întrebări. Dar, de asemenea, doriți să încercați și să găsiți o soluție care să funcționeze pe toate cele mai bune telefoane Android, tablete sau Chromebookuri, astfel încât să puteți avea acces rapid și ușor la listele dvs. chiar dacă sunteți folosind un alt tip de dispozitiv sau o platformă diferită (de exemplu, Android și Mac sau un iPhone și Chromebook).

Odată ce ați determinat ceea ce încercați să realizați, este timpul să puneți pedala la greu și să începeți să încercați diferite aplicații și servicii.

Pasul 2: Este timpul pentru un test drive

De-a lungul anilor, am acoperit diverse aplicații pentru lista de activități și instrumente de management de proiect. Unii ar putea spune chiar că am o dependență de aceste tipuri de aplicații, ajungând la un dosar plin de aplicații care sunt toate suficient de diferite încât să îmi garantez că vreau să le încerc. Aceasta include chiar și ieșirea în afara domeniului Magazinului Play, deoarece există și mai multe aplicații disponibile în lumea aplicațiilor Open Source.

Fără a scufunda prea adânc, iată câteva opțiuni excelente pentru diferite nevoi:

• Sarcini Google: Un punct de plecare excelent pentru oricine și oferă o integrare profundă cu telefonul dvs. Android, difuzoarele inteligente și multe altele. Puteți crea sub-sarcini, puteți seta mementouri, puteți adăuga note și puteți crea liste diferite, dar nu este ideal pentru managementul proiectelor.
• Google Keep: Oferă o abordare diferită a listelor de note și de rezolvat. În esență, Keep este o tablă plină de „note lipicioase”, cu capacitatea de a coordona culorile, de a adăuga mementouri și de a seta sub-sarcini, toate dintr-o singură notă.
• Todoist: Oferă o abordare all-in-one, fiind în același timp compatibilă pe mai multe platforme. Puteți începe cu o tablă goală și puteți transforma aplicația într-o putere de productivitate, permițând în același timp liste partajate și colaborare.
• Trello: Utilizează stilul Kanban, care permite mutarea proiectelor dintr-o listă în alta pe măsură ce proiectul este finalizat. Dar există și funcții suplimentare, cum ar fi Power-up-uri, care permit o personalizare mai bună pentru diferitele proiecte/carduri.
• Asana: Perfect pentru managementul de proiect adevărat, cu multă flexibilitate și colaborare excelentă. Dar s-ar putea să fie prea mult doar pentru lista de lucruri de făcut.
• Flux de lucru: Aceasta este o opțiune cu adevărat unică pentru cei care nu sunt siguri de unde să înceapă, dar știu că au o mulțime de sarcini de îndeplinit. Puteți continua să adăugați din ce în ce mai multe la listă, scoțând toate ideile sau activitățile de făcut din cap înainte de a le organiza și clasifica.

După cum am menționat, există atât de multe aplicații diferite pentru liste de activități care încearcă să vă ajute să rămâneți productiv. Există și alte opțiuni care sunt chiar mai de bază decât Sarcini Googlesau combinați luarea de note și gestionarea sarcinilor similare cu Google Keep și Evernote. Singura modalitate de a ști ce funcționează este să le dai la o roată.

Nu continua să schimbi doar de dragul asta

Cu excepția cazului în care vă înscrieți pentru a încerca o aplicație și urăști instantaneu totul despre ea, există o recomandare cheie pe care o putem face: alegeți o aplicație și rămâneți cu ea. Dacă ești un novice în materie de productivitate, poți încerca să te retragi în vechile tale obiceiuri, iar apoi te-ai întors din nou la primul loc. Este ceva ce se întâmplă tuturor, deoarece este mai ușor să te întorci la vechiul mod, chiar dacă înseamnă că s-ar putea să ratezi un termen limită.

O altă groapă de iepure care se coboară rapid este să continui să sari între aplicații în mod regulat. Veți petrece mai mult timp încercând să „perfecționați sistemul” în comparație cu îndeplinirea efectivă a sarcinilor la îndemână. Acesta este, parțial, motivul pentru care nu am menționat încă alte instrumente precum Obsidian, Notion sau Roam Research.

Cu o aplicație precum Notion, ai putea ajunge să începi cu o tablă goală, dar apoi să ajungi în gaura iepurelui. Și această groapă de iepure nu se termină, deoarece probabil că te vei trezi căutând noi șabloane, încercând să-ți dai seama cum funcționează relațiile și legand totul într-o fundă drăguță. Este o problemă cu care mă confrunt tot timpul și ceea ce face lucrurile și mai complexe este atunci când mai multe instrumente pot fi utilizate împreună.

Un exemplu în acest sens este o aplicație numită Obsidian. Pe față, nu pare nimic mai mult decât un editor de text de bază de reducere. Dar chiar și simpla scufundare în diferite meniuri va debloca lumea pluginurilor Core și Community. Deși nu sunt aici pentru a spune că nu ar trebui să luați în considerare Obsidian (este aplicația mea generală preferată), mai întâi va trebui să aflați elementele de bază înainte de a vă scufunda mai adânc.

Păstrați-l simplu, apoi extindeți-vă dacă este necesar

Alegeți o aplicație și rămâneți cu ea. Vezi cum funcționează. Parcurgeți și citiți tutorialele și paginile de întrebări frecvente pentru a afla tot ce puteți. Apoi încercați să vă implementați sistemul așa cum credeți de cuviință, dar este întotdeauna important să păstrați lucrurile simple la început.

Unul dintre cele mai bune lucruri pe care le poți face este doar să faci o listă curentă Tot că trebuie să terminați. De acolo, determinați ce tipuri de sarcini aveți, cum ar fi să aveți o listă de cumpărături sau să aveți nevoie să schimbați uleiul. Cumpărăturile și schimbarea uleiului sunt ambele comisioane, dar o listă de cumpărături este plină de sarcini secundare, deoarece trebuie să știi ce cumperi.

Așa că ați putea crea un proiect acasă cu un subproiect Comisii, cu sarcini pentru cumpărături și schimbarea uleiului. Și apoi lista de alimente devine o listă de sarcini secundare pentru următoarea călătorie la cumpărături. Puteți vedea cât de complicate pot deveni lucrurile chiar de la început.

Ceea ce se află în partea de sus a listei noastre de cele mai bune aplicații de făcut poate funcționa pentru noi, dar poate să nu funcționeze pentru tine. Aceasta este frumusețea și groază ale acestui lucru, deoarece există atât de multe opțiuni diferite din care să alegeți, încât s-ar putea să găsiți în sfârșit diamantul brut sau să trebuiască să începeți de la zero din nou.

Întotdeauna există ceva nou

Doar nu continua să schimbi de dragul de a dori să încerci ceva nou. Vă poate rupe seria de productivitate și vă poate scăpa pe toți, unde ajungeți să vă simțiți pierdut și nu sunteți sigur de ce urmează. Există întotdeauna un alt instrument nou care fie vine după colț, fie apare din senin.

Lua Superlistă, de exemplu. Această aplicație a fost prezentată în timpul Google I/O 2022 și, cel puțin pentru mine, a ieșit din câmpul din stânga; și se pare că îmi umple toate nevoile. Dar în loc să las doar lista mea de lucruri de făcut să stagneze, iar proiectele mele să meargă pe marginea drumului, tot ce am făcut a fost să mă înscriu pe lista de corespondență, deoarece nu este încă disponibilă public. Apoi mai este Bento, care este o aplicație de la o cunoștință, dar este disponibilă numai pe iOS și macOS, ceea ce o face un non-starter pentru mine pe dispozitivele mele Android și Windows.

Nu vă lăsați distras de un instrument nou și elegant atunci când aveți deja un sistem care funcționează. Singura avertizare la aceasta este dacă nu determinați cu adevărat că rezolvă o problemă pe care o aveți încă. În caz contrar, rămâneți la program și păstrați capul liber.