Nøkkelen til å holde seg produktiv er å finne det riktige verktøyet

Hvis du åpner Play-butikken på telefonen og søker etter «to do app», vil du bli presentert med en endeløs strøm av alternativer. Noen kommer fra uavhengige utviklere, som ga ut en app som passer deres behov fordi alternativene ikke gjorde det. Andre kommer fra store studioer, eid av enda større selskaper, alle med samme sluttmål i tankene – for å hjelpe deg med å holde deg produktiv.

Problemet med alle disse forskjellige alternativene er at du kanskje ikke vet hvor du en gang skal begynne. For å feire verdens produktivitetsdag, skal vi prøve å hjelpe deg med å finne de riktige verktøyene for jobben.

Trinn 1: Identifiser problemet

Men før du faktisk kan begynne å jobbe, må du prøve å finne ut hva det er du prøver å oppnå. Vil du ha en app som bare lar deg holde en uendelig liste over oppgaver med avmerkingsbokser ved siden av dem? Vil du ha lister for ulike områder av livet ditt som jobb, hjem eller andre?

Hva med prosjektledelse eller samarbeid? Arbeider du med forskjellige prosjekter, som alle må gjennom en rekke mindre trinn før de kan fullføres? Trenger du å kunne dele lister eller oppgaver med noen andre, enten det er en oppgaveliste med familien eller med en kollega for å få et prosjekt ferdig i tide?

Det flotte med Play Store, og spesielt produktivitetsapper, er at det finnes alternativer der ute for alle. For å få mest mulig ut av hvilken app du velger, er det viktig å stille deg selv disse spørsmålene. Men du vil også prøve å finne en løsning som fungerer på alle beste Android-telefoner, nettbrett eller Chromebook, slik at du kan ha rask og enkel tilgang til listene dine selv om du er det ved å bruke en annen type enhet eller en annen plattform (dvs. Android og Mac eller en iPhone og Chromebook).

Når du har bestemt deg for hva du prøver å oppnå, er det på tide å sette pedalen på metallet og begynne å prøve ut forskjellige apper og tjenester.

Trinn 2: Det er tid for en prøvetur

Vi har dekket ulike gjøremålsapplikasjoner og prosjektstyringsverktøy gjennom årene. Noen vil kanskje til og med si at jeg er avhengig av denne typen apper, og ender opp med en mappe full av apper som alle er forskjellige nok til å rettferdiggjøre at jeg vil prøve dem ut. Dette inkluderer til og med å gå utenfor Play-butikkens område, ettersom det er enda flere apper tilgjengelig i verden av åpen kildekode-apper.

Uten å dykke for dypt, her er noen gode alternativer for ulike behov:

• Google Oppgaver: Et flott utgangspunkt for alle, og tilbyr dyp integrasjon med Android-telefonen din, smarthøyttalere og mer. Du kan lage underoppgaver, angi påminnelser, legge til notater og lage forskjellige lister, men det er ikke ideelt for prosjektledelse.
• Google Keep: Gir et annet syn på notat- og gjøremålslister. I hovedsak er Keep en tavle full av "klistrelapper", med muligheten til å fargekoordinere, legge til påminnelser og angi underoppgaver, alt fra en enkelt lapp.
• Todoist: Tilbyr en alt-i-ett-tilnærming samtidig som den er kompatibel på tvers av flere plattformer. Du kan starte med et blankt ark, og forme appen til et produktivitetskraftverk, samtidig som du gir mulighet for delte lister og samarbeid.
• Trello: Bruker Kanban-stil, som gjør at prosjekter kan flyttes fra en liste til en annen etter hvert som et prosjekt er fullført. Men det er også ekstra funksjoner som Power-ups som gir mulighet for bedre tilpasning for de forskjellige prosjektene/kortene.
• Asana: Perfekt for ekte prosjektledelse, med mye fleksibilitet og utmerket samarbeid. Men det kan være for mye for bare den løpende oppgavelisten din.
• Arbeidsflytende: Dette er et virkelig unikt alternativ for de som ikke er helt sikre på hvor de skal begynne, men vet at de har mange oppgaver å fullføre. Du kan bare fortsette å legge til flere og flere på listen, få alle ideene eller gjøremålene dine ut av hodet før du organiserer og kategoriserer dem.

Som vi har nevnt er det så mange forskjellige oppgaveliste-apper der ute som alle prøver å hjelpe deg med å holde deg produktiv. Det finnes også andre alternativer som er enda mer grunnleggende enn Google Oppgaver, eller kombiner notattaking og oppgavebehandling som ligner på Google Keep og Evernote. Den eneste måten å vite hva som fungerer er å ta dem en tur.

Ikke fortsett å bytte bare for sakens skyld

Med mindre du registrerer deg for å prøve en app og umiddelbart hater alt ved den, er det én viktig anbefaling vi kan komme med: Velg en app, og hold deg til den. Hvis du er en nybegynner i produktivitet, kan du prøve å falle tilbake til dine gamle vaner, og så er du bare tilbake på utgangspunktet igjen. Dette er noe som skjer for alle, siden det er lettere å gå tilbake til den gamle måten, selv om det betyr at du kanskje går glipp av en deadline.

Et annet kaninhull som er raskt å gå ned er å fortsette å hoppe mellom apper med jevne mellomrom. Du vil bruke mer tid på å prøve å "perfekte systemet" sammenlignet med å faktisk fullføre oppgavene. Det er delvis grunnen til at jeg ennå ikke har nevnt andre verktøy som Obsidian, Notion eller Roam Research.

Med en app som Notion kan du ende opp med å starte med et blankt ark, men så ende opp i kaninhullet. Og dette kaninhullet slutter ikke fordi du sannsynligvis vil finne deg selv på jakt etter nye maler, prøve å finne ut hvordan relasjoner fungerer, og binde alt sammen til en fin liten bue. Det er et problem som jeg finner meg selv i å håndtere hele tiden, og det som gjør ting enda mer komplekse er når flere verktøy kan brukes sammen.

Et eksempel på dette er en app som heter Obsidian. På ansiktet ser det ikke ut som noe mer enn et grunnleggende tekstredigeringsprogram. Men selv bare å dykke inn i forskjellige menyer vil låse opp verden av Core- og Community-plugins. Selv om jeg ikke er her for å si at du ikke bør vurdere Obsidian (det er min nåværende favorittapp), må du først få det grunnleggende ned før du dykker dypere.

Hold det enkelt, og utvid om nødvendig

Velg en app, og hold deg til den. Se hvordan det virker. Gå gjennom og les veiledningene og FAQ-sidene for å lære alt du kan. Prøv deretter å implementere systemet ditt slik det passer deg, men det er alltid viktig å holde ting enkelt i begynnelsen.

Noe av det beste du kan gjøre er å lage en løpeliste over alt som du må få gjort. Derfra bestemmer du hvilke typer oppgaver du har, for eksempel å ha en handleliste, eller trenger å få skiftet olje. Å handle dagligvarer og å få skiftet olje er begge ærend, men en handleliste er fylt med underoppgaver ettersom du trenger å vite hva det er du kjøper.

Så du kan lage et Home-prosjekt med et Errands-delprosjekt, med oppgaver for dagligvarer og å få skiftet olje. Og så blir listen over dagligvarer en liste over deloppgaver for din neste handletur. Du kan se hvor kronglete ting kan bli helt fra starten av.

Hva ligger øverst på listen vår over beste gjøremålsapper kan fungere for oss, men det fungerer kanskje ikke for deg. Det er det som er det vakre og grufulle med dette, siden det er så mange forskjellige alternativer å velge mellom at du kanskje endelig finner diamanten i groven, eller må starte fra bunnen av på nytt.

Det er alltid noe nytt

Bare ikke fortsett å bytte for å ville prøve noe nytt. Det kan bryte produktivitetsstreken din og slå deg ut av spill, hvor du ender opp med å føle deg fortapt og usikker på hva som skjer videre. Det er alltid et nytt verktøy som enten kommer rundt hjørnet, eller som dukker opp fra ingensteds.

Ta Superliste, for eksempel. Denne appen ble vist frem under Google I/O 2022, og i det minste for meg kom den ut av venstre felt; og det ser ut som det dekker alle mine behov. Men i stedet for bare å la gjøremålslisten min bli stillestående, og prosjektene mine går til veien, var alt jeg gjorde å registrere meg på e-postlisten siden den ikke er offentlig tilgjengelig ennå. Så er det Bento, som er en app fra en bekjent, men den er kun tilgjengelig på iOS og macOS, noe som gjør den til en ikke-starter for meg på mine Android- og Windows-enheter.

Ikke la deg distrahere av et nytt og fancy verktøy når du allerede har et system som fungerer. Det eneste forbeholdet til det er med mindre du faktisk bestemmer at det løser et problem du fortsatt har. Ellers er det bare å holde seg til programmet og holde hodet klart.