De sleutel om productief te blijven, is het vinden van de juiste tool

Als u de Play Store op uw telefoon opent en zoekt naar 'to do-app', krijgt u een eindeloze stroom aan opties te zien. Sommige komen van indie-ontwikkelaars, die een app hebben uitgebracht die aan hun behoeften voldoet omdat de alternatieven dat niet deden. Anderen komen uit grote studio's, eigendom van nog grotere bedrijven, allemaal met hetzelfde einddoel voor ogen: u helpen productief te blijven.

Het probleem met al deze verschillende opties is dat je misschien niet eens weet waar je moet beginnen. Om Wereldproductiviteitsdag te vieren, gaan we proberen u te helpen de juiste tools voor de klus te vinden.

Stap 1: Identificeer het probleem

Maar voordat u echt aan de slag kunt, moet u proberen uit te zoeken wat u probeert te bereiken. Wil je een app waarmee je een oneindige lijst met taken kunt bijhouden met selectievakjes ernaast? Wilt u lijsten hebben voor verschillende gebieden van uw leven, zoals werk, thuis of andere?

Hoe zit het met projectmanagement of samenwerking? Werkt u aan verschillende projecten, die allemaal een reeks kleinere stappen moeten doorlopen voordat ze kunnen worden voltooid? Moet u lijsten of taken met iemand anders kunnen delen, of het nu een takenlijst is met het gezin of met een collega, om een ​​project op tijd af te ronden?

Het mooie van de Play Store, en met name productiviteits-apps, is dat er voor iedereen opties zijn. Om het meeste te halen uit welke app je ook kiest, is het belangrijk om jezelf deze vragen te stellen. Maar u wilt ook proberen een oplossing te vinden die werkt op alle beste Android-telefoons, tablets of Chromebooks, zodat u snel en gemakkelijk toegang heeft tot uw lijsten, zelfs als u dat bent een ander type apparaat of een ander platform gebruiken (d.w.z. Android en Mac of een iPhone en Chromebook).

Als je eenmaal hebt bepaald wat je probeert te bereiken, is het tijd om het gaspedaal in te trappen en verschillende apps en services uit te proberen.

Stap 2: Het is tijd voor een proefrit

We hebben in de loop der jaren verschillende takenlijst-applicaties en projectmanagementtools behandeld. Sommigen zeggen misschien zelfs dat ik verslaafd ben aan dit soort apps, en eindigen met een map vol apps die allemaal net anders genoeg zijn om te rechtvaardigen dat ik ze wil uitproberen. Dit omvat zelfs buiten het bereik van de Play Store gaan, omdat er nog meer apps beschikbaar zijn in de wereld van Open Source-apps.

Zonder al te diep te duiken, zijn hier een paar geweldige opties voor verschillende behoeften:

• Google-taken: een geweldig startpunt voor iedereen en biedt diepe integratie met je Android-telefoon, slimme luidsprekers en meer. U kunt subtaken maken, herinneringen instellen, notities toevoegen en verschillende lijsten maken, maar het is niet ideaal voor projectbeheer.
• Google Keep: biedt een andere kijk op notities en takenlijsten. In wezen is Keep een bord vol met "plaknotities", met de mogelijkheid om kleuren te coördineren, herinneringen toe te voegen en subtaken in te stellen, allemaal vanuit één enkele notitie.
• Todoist: Biedt een alles-in-één benadering en is tegelijkertijd compatibel met meerdere platforms. U kunt met een schone lei beginnen en de app omvormen tot een productiviteitskrachtpatser, terwijl u ook gedeelde lijsten en samenwerking mogelijk maakt.
• Trello: Maakt gebruik van Kanban-stijl, waarmee projecten van de ene lijst naar de andere kunnen worden verplaatst wanneer een project is voltooid. Maar er zijn ook extra functies zoals power-ups die een betere aanpassing van de verschillende projecten/kaarten mogelijk maken.
• Asana: Perfect voor echt projectmanagement, met veel flexibiliteit en uitstekende samenwerking. Maar misschien is het te veel voor alleen je dagelijkse takenlijst.
• Workflow: Dit is echt een unieke optie voor degenen die niet precies weten waar ze moeten beginnen, maar weten dat ze veel taken moeten voltooien. Je kunt gewoon steeds meer aan de lijst blijven toevoegen, al je ideeën of to-do's uit je hoofd krijgen voordat je ze organiseert en categoriseert.

Zoals we al zeiden, zijn er zoveel verschillende takenlijst-apps die allemaal proberen je te helpen productief te blijven. Er zijn ook andere opties die nog eenvoudiger zijn dan Google-taken, of combineer notities en taakbeheer vergelijkbaar met Google Keep en Evernote. De enige manier om erachter te komen wat werkt, is door ze uit te proberen.

Blijf niet switchen voor de lol

Tenzij je je aanmeldt om een ​​app te proberen en er meteen een hekel aan hebt, is er één belangrijke aanbeveling die we kunnen doen: kies een app en blijf erbij. Als je een beginneling bent op het gebied van productiviteit, probeer je misschien terug te vallen in je oude gewoonten, en dan ben je gewoon weer terug bij af. Dit is iets dat iedereen overkomt, omdat het gemakkelijker is om terug te gaan naar de oude manier, zelfs als dat betekent dat je een deadline mist.

Een ander konijnenhol dat snel naar beneden gaat, is om regelmatig tussen apps te blijven springen. U zult meer tijd besteden aan het proberen "het systeem te perfectioneren" in vergelijking met het daadwerkelijk voltooien van de taken die voorhanden zijn. Het is gedeeltelijk de reden waarom ik andere tools zoals Obsidian, Notion of Roam Research nog moet noemen.

Met een app als Notion zou je kunnen beginnen met een schone lei, maar dan eindigen in het konijnenhol. En dit konijnenhol houdt niet op, want je zult waarschijnlijk merken dat je op zoek bent naar nieuwe sjablonen, probeert uit te zoeken hoe relaties werken en alles samenbindt tot een mooie kleine strik. Het is een probleem waar ik de hele tijd mee te maken heb, en wat de zaken nog ingewikkelder maakt, is wanneer meerdere tools samen kunnen worden gebruikt.

Een voorbeeld hiervan is een app genaamd Obsidiaan. Op het eerste gezicht ziet het eruit als niets meer dan een eenvoudige teksteditor voor prijsverlagingen. Maar zelfs door gewoon in verschillende menu's te duiken, wordt de wereld van Core- en Community-plug-ins ontgrendeld. Hoewel ik hier niet ben om te zeggen dat je Obsidian niet moet overwegen (het is mijn huidige favoriete algehele app), moet je eerst de basis onder de knie krijgen voordat je dieper duikt.

Houd het simpel en breid indien nodig uit

Kies een app en blijf erbij. Zie hoe het werkt. Doorloop en lees de tutorials en FAQ-pagina's om alles te leren wat je kunt. Probeer vervolgens uw systeem naar eigen inzicht te implementeren, maar het is altijd belangrijk om het in het begin eenvoudig te houden.

Een van de beste dingen die je kunt doen, is gewoon een lopende lijst maken alles dat je moet afmaken. Bepaal van daaruit wat voor soort taken je hebt, zoals een boodschappenlijstje hebben of de olie moeten laten verversen. Boodschappen doen en je olie laten verversen zijn beide boodschappen, maar een boodschappenlijstje zit vol met subtaken omdat je moet weten wat je koopt.

Je zou dus een Thuis-project kunnen maken met een Boodschappen-subproject, met taken voor boodschappen en het verversen van je olie. En dan wordt de lijst met boodschappen een lijst met subtaken voor uw volgende winkeltrip. Je kunt vanaf het begin zien hoe ingewikkeld dingen kunnen worden.

Wat staat bovenaan onze lijst met beste taken-apps werkt misschien voor ons, maar misschien niet voor u. Dat is het mooie en de gruwel hiervan, want er zijn zoveel verschillende opties om uit te kiezen dat je misschien eindelijk de ruwe diamant vindt, of helemaal opnieuw moet beginnen.

Er is altijd iets nieuws

Blijf alleen niet wisselen om iets nieuws te willen proberen. Het kan uw productiviteitsstreak doorbreken en u helemaal van de wijs brengen, waardoor u zich verloren voelt en niet zeker weet wat de toekomst biedt. Er is altijd weer een nieuwe tool die ofwel om de hoek komt kijken, of die uit het niets opduikt.

Nemen Superlijst, Bijvoorbeeld. Deze app werd getoond tijdens Google I/O 2022, en voor mij kwam hij in ieder geval uit het linkerveld; en het lijkt erop dat het al mijn behoeften vervult. Maar in plaats van mijn takenlijst gewoon te laten stagneren en mijn projecten naar de kant te laten gaan, heb ik me alleen maar aangemeld voor de mailinglijst, aangezien deze nog niet openbaar beschikbaar is. Dan is er Bento, wat een app is van een kennis, maar hij is alleen beschikbaar op iOS en macOS, waardoor het voor mij een non-starter is op mijn Android- en Windows-apparaten.

Laat je niet afleiden door een nieuwe en mooie tool als je al een systeem hebt dat werkt. Het enige voorbehoud daarbij is tenzij u daadwerkelijk vaststelt dat het een probleem oplost dat u nog steeds ondervindt. Anders houdt u zich gewoon aan het programma en houdt u uw hoofd leeg.