המפתח לשמירה על פרודוקטיביות הוא למצוא את הכלי הנכון

אם תפתחו את חנות Play בטלפון ותחפשו "אפליקציה לעשות", יוצגו בפניכם זרם אינסופי של אפשרויות. חלקם מגיעים ממפתחי אינדי, שהוציאו אפליקציה שמתאימה לצרכים שלהם כי האלטרנטיבות לא. אחרים מגיעים מאולפנים גדולים, בבעלות חברות גדולות עוד יותר, כולם עם אותה מטרה סופית בראש - לעזור לך להישאר פרודוקטיבי.

הבעיה עם כל האפשרויות השונות הללו היא שאולי אינך יודע מאיפה להתחיל. כדי לחגוג את יום הפריון העולמי, אנחנו הולכים לנסות ולעזור לך למצוא את הכלים המתאימים לעבודה.

שלב 1: זהה את הבעיה

אבל לפני שאתה באמת יכול להתחיל לעבוד, אתה צריך לנסות להבין מה אתה מנסה להשיג. האם אתה רוצה אפליקציה שפשוט תאפשר לך לשמור רשימה בלתי נגמרת של משימות עם תיבות סימון לידן? האם אתה רוצה שיהיו לך רשימות לתחומים שונים בחייך כגון עבודה, בית או אחרים?

מה לגבי ניהול פרויקטים או שיתוף פעולה? האם אתה עובד על פרויקטים שונים, שכולם צריכים לעבור סדרה של שלבים קטנים יותר לפני שניתן יהיה להשלים אותם? האם אתה צריך להיות מסוגל לחלוק רשימות או משימות עם מישהו אחר, בין אם זה רשימת מטלות עם המשפחה, או עם עמית לעבודה כדי להשלים את הפרויקט בזמן?

הדבר הגדול בחנות Play, ובמיוחד באפליקציות פרודוקטיביות, הוא שיש אפשרויות עבור כולם. על מנת להפיק את המרב מכל אפליקציה שתחליט עליה, חשוב לשאול את עצמך את השאלות הללו. אבל אתה גם רוצה לנסות ולמצוא פתרון שעובד על כל טלפונים אנדרואיד הטובים ביותר, טאבלטים או Chromebooks, כך שתוכל לקבל גישה מהירה וקלה לרשימות שלך גם אם כן באמצעות סוג אחר של מכשיר או פלטפורמה אחרת (כלומר אנדרואיד ו-Mac או אייפון ו Chromebook).

לאחר שקבעתם מה אתם מנסים להשיג, הגיע הזמן לשים את הדוושה על המתכת ולהתחיל לנסות אפליקציות ושירותים שונים.

שלב 2: הגיע הזמן לנסיעת מבחן

כיסינו יישומים שונים לביצוע וכלים לניהול פרויקטים במהלך השנים. יש שאפילו יגידו שיש לי התמכרות לסוגי אפליקציות כאלה, ובסופו של דבר יש תיקייה מלאה באפליקציות שכולן פשוט שונות מספיק כדי להצדיק אותי לרצות לנסות אותן. זה כולל אפילו יציאה מחוץ לתחום של חנות Play, מכיוון שיש עוד יותר אפליקציות זמינות בעולם של אפליקציות קוד פתוח.

מבלי לצלול עמוק מדי, הנה כמה אפשרויות נהדרות לצרכים שונים:

• משימות גוגל: נקודת התחלה מצוינת עבור כל אחד, ומציעה אינטגרציה עמוקה עם טלפון אנדרואיד, רמקולים חכמים ועוד. אתה יכול ליצור משימות משנה, להגדיר תזכורות, להוסיף הערות וליצור רשימות שונות, אבל זה לא אידיאלי לניהול פרויקטים.
• Google Keep: מספק מבט שונה על רישום הערות ורשימות מטלות. בעיקרו של דבר, Keep הוא לוח מלא ב"פתקים דביקים", עם היכולת לתאם צבע, להוסיף תזכורות ולהגדיר משימות משנה, הכל מתוך פתק בודד.
• Todoist: מציע גישה של הכל-ב-אחד תוך התאמה בין פלטפורמות מרובות. אתה יכול להתחיל עם לוח ריק, ולעצב את האפליקציה למעצמת פרודוקטיביות, תוך מתן אפשרות גם לרשימות משותפות ושיתוף פעולה.
• טרלו: עושה שימוש בסגנון Kanban, המאפשר להעביר פרויקטים מרשימה אחת לאחרת עם השלמת פרויקט. אבל יש גם תכונות נוספות כגון Power-ups המאפשרות התאמה אישית טובה יותר עבור הפרויקטים/כרטיסים השונים.
• אסאנה: מושלם לניהול פרויקטים אמיתי, עם הרבה גמישות ושיתוף פעולה מצוין. אבל יכול להיות שזה יותר מדי עבור רשימת המטלות השוטפת שלך.
• זרימת עבודה: זוהי אופציה ייחודית באמת למי שלא בדיוק בטוח איפה להתחיל, אבל יודע שיש להם הרבה משימות להשלים. אתה יכול פשוט להמשיך להוסיף עוד ועוד לרשימה, להוציא את כל הרעיונות או המשימות שלך מהראש שלך לפני שאתה מארגן ומסווג אותם.

כפי שציינו, יש כל כך הרבה אפליקציות שונות של רשימת מטלות בחוץ, שכולן מנסות לעזור לך להישאר פרודוקטיבי. יש גם אפשרויות אחרות שהן אפילו יותר בסיסיות מאשר משימות גוגל, או לשלב רישום הערות וניהול משימות בדומה ל-Google Keep ו-Evernote. הדרך היחידה לדעת מה עובד היא לקחת אותם לסיבוב.

אל תמשיך להחליף רק בשביל זה

אלא אם כן אתה נרשם כדי לנסות אפליקציה ושונאת מיד הכל בה, יש המלצת מפתח אחת שאנחנו יכולים להציע: בחר אפליקציה והישאר בה. אם אתה טירון פרודוקטיבי, אולי תנסה ליפול בחזרה להרגלים הישנים שלך, ואז אתה פשוט חוזר לנקודת ההתחלה. זה משהו שקורה לכולם, מכיוון שקל יותר לחזור לדרך הישנה, ​​גם אם זה אומר שאולי תפספסו דד-ליין.

חור ארנב נוסף שמהר לרדת הוא להמשיך לדלג בין אפליקציות על בסיס קבוע. אתה תבלה יותר זמן בניסיון "לשכלל את המערכת" בהשוואה לביצוע המשימות העומדות בפניך בפועל. חלקית זו הסיבה שעדיין לא הזכרתי כלים אחרים כמו Obsidian, Notion או Roam Research.

עם אפליקציה כמו Notion, אתה יכול בסופו של דבר להתחיל עם לוח ריק, אבל אז לסיים במורד חור הארנב. וחור הארנב הזה לא נגמר מכיוון שסביר להניח שתמצאו את עצמכם מחפשים תבניות חדשות, מנסים להבין איך יחסים עובדים, וקושרים הכל יחד לקשת קטנה ונחמדה. זו בעיה שאני מוצא את עצמי מתמודד איתה כל הזמן, ומה שהופך את הדברים למורכבים עוד יותר הוא כאשר ניתן להשתמש במספר כלים יחד.

דוגמה אחת לכך היא אפליקציה בשם בזלת. על פניו, הוא נראה לא יותר מאשר עורך טקסט סימון בסיסי. אבל אפילו רק צלילה לתפריטים שונים יפתחו את עולם התוספים של Core ו-Community. אמנם אני לא כאן כדי לומר שלא כדאי לשקול את Obsidian (זו האפליקציה הכוללת האהובה עליי כיום), תחילה תצטרך ללמוד את היסודות לפני צלילה עמוקה יותר.

שמור על זה פשוט, ואז הרחב אם צריך

בחר אפליקציה והשאר איתה. תראה איך זה עובד. עבור וקרא את המדריכים ודפי השאלות הנפוצות כדי ללמוד כל מה שאתה יכול. לאחר מכן נסה ליישם את המערכת שלך כראות עיניך, אבל תמיד חשוב לשמור על דברים פשוטים בהתחלה.

אחד הדברים הטובים ביותר שאתה יכול לעשות הוא פשוט להכין רשימה רצה של הכל שאתה צריך לסיים. משם, קבע אילו סוגי משימות יש לך, כגון רשימת מכולת, או צורך להחליף את השמן. קניות במכולת והולכת להחליף שמן הן שניהם סידורים, אבל רשימת מכולת מלאה בתת-משימות מכיוון שאתה צריך לדעת מה זה שאתה קונה.

אז אתה יכול ליצור פרויקט בית עם תת-פרויקט של סידורים, עם משימות עבור מצרכים והחלפת השמן שלך. ואז רשימת המצרכים הופכת לרשימה של משימות משנה למסע הקניות הבא שלך. אתה יכול לראות כמה דברים יכולים להיות מפותלים כבר מההתחלה.

מה שנמצא בראש הרשימה שלנו של אפליקציות המשימות הטובות ביותר אולי יעבוד בשבילנו, אבל אולי זה לא יעבוד בשבילך. זה היופי והזוועה של זה, שכן יש כל כך הרבה אפשרויות שונות לבחירה, שאולי סוף סוף תמצא את היהלום בגולמי, או תצטרך להתחיל מאפס מחדש.

תמיד יש משהו חדש

רק אל תמשיך להחליף למען הרצון לנסות משהו חדש. זה יכול לשבור את רצף הפרודוקטיביות שלך ולהפיל את כולכם, שם בסופו של דבר תרגישו אבודים ולא בטוחים מה הלאה. תמיד יש עוד כלי חדש שמגיע מעבר לפינה, או שמופיע משום מקום.

לקחת סופרליסט, לדוגמה. האפליקציה הזו הוצגה במהלך Google I/O 2022, ומבחינתי לפחות היא יצאה מהשדה השמאלי; וזה נראה כאילו זה ממלא את כל הצרכים שלי. אבל במקום רק לתת לרשימת המטלות שלי להתייצב ולפרוייקטים שלי ללכת לצד הדרך, כל מה שעשיתי היה להירשם לרשימת התפוצה מכיוון שהיא עדיין לא זמינה לציבור. ואז יש בנטו, שהיא אפליקציה של מכר, אבל היא זמינה רק ב-iOS וב-macOS, מה שהופך אותה ללא הפעלה עבורי במכשירי האנדרואיד והחלונות שלי.

אל תסיח את דעתך מכלי חדש ומפואר כשכבר יש לך מערכת שעובדת. האזהרה היחידה לכך היא אלא אם כן אתה קובע שזה פותר בעיה שאתה עדיין נתקל בה. אחרת, פשוט היצמד לתוכנית ושמור על ראש נקי.