La chiave per rimanere produttivi è trovare lo strumento giusto

Se apri il Play Store sul tuo telefono e cerchi "app da fare", ti verrà presentato un flusso infinito di opzioni. Alcuni provengono da sviluppatori indipendenti, che hanno rilasciato un'app adatta alle loro esigenze perché le alternative no. Altri provengono da grandi studi, di proprietà di aziende ancora più grandi, tutti con lo stesso obiettivo finale in mente: aiutarti a rimanere produttivo.

Il problema con tutte queste diverse opzioni è che potresti non sapere nemmeno da dove cominciare. Per celebrare la Giornata mondiale della produttività, cercheremo di aiutarti a trovare gli strumenti giusti per il lavoro.

Passaggio 1: identificare il problema

Ma prima che tu possa effettivamente iniziare a lavorare, devi provare a capire cosa stai cercando di realizzare. Vuoi un'app che ti permetta solo di tenere un elenco infinito di attività con caselle di controllo accanto a loro? Vuoi avere liste per diverse aree della tua vita come lavoro, casa o altro?

E la gestione del progetto o la collaborazione? Stai lavorando a diversi progetti, ognuno dei quali deve passare attraverso una serie di passaggi più piccoli prima di poter essere completato? Devi essere in grado di condividere elenchi o attività con qualcun altro, che si tratti di un elenco di compiti con la famiglia o con un collega, per completare un progetto in tempo?

La cosa grandiosa del Play Store, e in particolare delle app per la produttività, è che ci sono opzioni là fuori per tutti. Per ottenere il massimo da qualsiasi app tu scelga, è importante porsi queste domande. Ma vuoi anche provare a trovare una soluzione che funzioni su tutti i migliori telefoni Android, tablet o Chromebook, in modo da poter accedere rapidamente e facilmente ai tuoi elenchi anche se lo sei utilizzando un diverso tipo di dispositivo o una piattaforma diversa (ad esempio Android e Mac o un iPhone e Chromebook).

Una volta determinato ciò che stai cercando di realizzare, è il momento di premere il pedale sul metallo e iniziare a provare diverse app e servizi.

Passaggio 2: è tempo di un giro di prova

Nel corso degli anni abbiamo coperto varie applicazioni per elenchi di cose da fare e strumenti di gestione dei progetti. Alcuni potrebbero persino dire che ho una dipendenza da questi tipi di app, finendo con una cartella piena di app che sono tutte abbastanza diverse da giustificare il desiderio di provarle. Ciò include anche l'uscita dal regno del Play Store, poiché ci sono ancora più app disponibili nel mondo delle app Open Source.

Senza immergersi troppo in profondità, ecco alcune ottime opzioni per esigenze diverse:

• Attività di Google: un ottimo punto di partenza per chiunque e offre una profonda integrazione con il tuo telefono Android, altoparlanti intelligenti e altro ancora. Puoi creare attività secondarie, impostare promemoria, aggiungere note e creare elenchi diversi, ma non è l'ideale per la gestione dei progetti.
• Google Keep: Fornisce un approccio diverso agli elenchi di appunti e cose da fare. Essenzialmente, Keep è una bacheca piena di "note adesive", con la possibilità di coordinare i colori, aggiungere promemoria e impostare attività secondarie, tutto da un'unica nota.
• Todoista: offre un approccio all-in-one pur essendo compatibile su più piattaforme. Puoi iniziare con una tabula rasa e trasformare l'app in un concentrato di produttività, consentendo anche elenchi condivisi e collaborazione.
• Trello: utilizza lo stile Kanban, che consente di spostare i progetti da un elenco all'altro man mano che il progetto viene completato. Ma ci sono anche funzionalità extra come i potenziamenti che consentono una migliore personalizzazione per i diversi progetti/carte.
• Asana: Perfetto per la vera gestione dei progetti, con molta flessibilità e un'eccellente collaborazione. Ma potrebbe essere troppo solo per la tua lista di cose da fare.
• Flusso di lavoro: Questa è un'opzione davvero unica per coloro che non sono esattamente sicuri da dove iniziare, ma sanno di avere molte attività da completare. Puoi semplicemente continuare ad aggiungere sempre di più all'elenco, togliendoti dalla testa tutte le tue idee o cose da fare prima di organizzarle e classificarle.

Come abbiamo accennato, ci sono così tante diverse app per elenchi di cose da fare là fuori che cercano tutte di aiutarti a rimanere produttivo. Ci sono anche altre opzioni che sono ancora più basilari di Attività di Googleo combina la presa di appunti e la gestione delle attività in modo simile a Google Keep e Evernote. L'unico modo per sapere cosa funziona è provarli.

Non continuare a cambiare solo per il gusto di farlo

A meno che non ti registri per provare un'app e odi immediatamente tutto ciò che la riguarda, c'è una raccomandazione chiave che possiamo fare: scegli un'app e mantienila. Se sei un principiante della produttività, potresti provare a ricadere nelle tue vecchie abitudini, e poi sei di nuovo al punto di partenza. Questo è qualcosa che accade a tutti, poiché è più facile tornare alla vecchia maniera, anche se ciò significa che potresti perdere una scadenza.

Un'altra tana del coniglio che scende rapidamente è quella di continuare a saltare regolarmente tra le app. Trascorrerai più tempo cercando di "perfezionare il sistema" rispetto al completamento effettivo delle attività a portata di mano. È in parte il motivo per cui devo ancora menzionare altri strumenti come Obsidian, Notion o Roam Research.

Con un'app come Notion, potresti finire per iniziare con una tabula rasa, ma poi finire nella tana del coniglio. E questa tana del coniglio non finisce perché probabilmente ti ritroverai alla ricerca di nuovi modelli, cercando di capire come funzionano le relazioni e legando tutto insieme in un bel fiocco. È un problema con cui mi ritrovo ad avere sempre a che fare e ciò che rende le cose ancora più complesse è quando è possibile utilizzare più strumenti insieme.

Un esempio di ciò è un'app chiamata Ossidiana. A prima vista, sembra nient'altro che un semplice editor di testo markdown. Ma anche solo immergersi in diversi menu sbloccherà il mondo dei plugin Core e Community. Anche se non sono qui per dire che non dovresti prendere in considerazione Obsidian (è la mia attuale app generale preferita), dovrai prima approfondire le basi prima di immergerti più a fondo.

Mantienilo semplice, quindi espandi se necessario

Scegli un'app e mantienila. Vedere come funziona. Passa attraverso e leggi i tutorial e le pagine delle domande frequenti per imparare tutto ciò che puoi. Quindi prova a implementare il tuo sistema come ritieni opportuno, ma all'inizio è sempre importante mantenere le cose semplici.

Una delle cose migliori che puoi fare è creare un elenco aggiornato di qualunque cosa che devi portare a termine. Da lì, determina quali tipi di attività hai, come avere una lista della spesa o dover cambiare l'olio. Fare la spesa e andare a farti cambiare l'olio sono entrambe commissioni, ma una lista della spesa è piena di attività secondarie in quanto devi sapere cosa stai acquistando.

Quindi potresti creare un progetto Casa con un sottoprogetto Commissioni, con compiti per la spesa e per il cambio dell'olio. E poi l'elenco della spesa diventa un elenco di attività secondarie per il tuo prossimo giro di shopping. Puoi vedere come le cose contorte possono andare fin dall'inizio.

Ciò che risiede in cima alla nostra lista di le migliori app da fare potrebbe funzionare per noi, ma potrebbe non funzionare per te. Questa è la bellezza e l'orrore di questo, poiché ci sono così tante diverse opzioni tra cui scegliere che potresti finalmente trovare il diamante grezzo o dover ricominciare da capo.

C'è sempre qualcosa di nuovo

Basta non continuare a cambiare per il gusto di provare qualcosa di nuovo. Può interrompere la tua serie di produttività e metterti fuori combattimento, dove finisci per sentirti perso e non sicuro di cosa accadrà dopo. C'è sempre un altro nuovo strumento che sta arrivando dietro l'angolo o che si presenta dal nulla.

Prendere Superlista, Per esempio. Questa app è stata mostrata durante Google I/O 2022 e, almeno per me, è uscita dal campo sinistro; e sembra che soddisfi tutti i miei bisogni. Ma invece di lasciare che la mia lista di cose da fare diventasse stagnante e i miei progetti andassero perduti, tutto quello che ho fatto è stato iscrivermi alla mailing list perché non è ancora disponibile pubblicamente. Poi c'è Bento, che è un'app di un conoscente, ma è disponibile solo su iOS e macOS, rendendola un non-starter per me sui miei dispositivi Android e Windows.

Non lasciarti distrarre da uno strumento nuovo e stravagante quando hai già un sistema che funziona. L'unica avvertenza è a meno che tu non determini effettivamente che risolva un problema che stai ancora riscontrando. Altrimenti, attieniti al programma e mantieni la testa lucida.