Todoist vs. Microsoft To Do: qual è il migliore per il tuo flusso di lavoro di produttività?

Todoista

Todoist continua ad essere l'app da fare a cui tutti tornano dopo aver provato le nuove e scintillanti auto. Nuove mani di vernice e una leggera revisione hanno trasformato Todoist nel re flessibile delle app da fare, senza troppi compromessi. Cioè, se sei disposto a pagare per questo.

Microsoft da fare

Coloro che cercano un'app di gestione delle attività semplicistica e gratuita, o una con funzionalità di collaborazione di base, vorranno controllare fuori da fare. L'app controlla molte delle caselle senza farti spendere un centesimo ed è disponibile su tutte le piattaforme che puoi pensare Di. Semplicemente non ha ancora la "grinta" per gestire la flessibilità di una gestione di progetti più complessi.

La strada per trovare l'app giusta da fare è un percorso infido, con molte considerazioni e potenziali blocchi stradali. Mentre Todoist è stata la scelta per molti, Microsoft To Do ha fatto passi da gigante per detronizzare la scelta di fatto. Ha fatto abbastanza?

Una breve lezione di storia

Da un lato, potresti dire che Microsoft To Do è un nuovo prodotto in questo spazio, ma la realtà è che non lo è. Microsoft ha acquistato Wunderlist nel 2015, ma l'app Wunderlist ha continuato a vivere e lavorare all'interno dello stesso framework. Alcuni pensavano che Microsoft si sarebbe semplicemente seduta sopra e alla fine si sarebbe sbarazzata del tutto dell'app. Sebbene ciò sia parzialmente vero, l'altra parte è che Microsoft stava solo preparando il resto dei suoi servizi di Office 365 in modo che questa app da fare appena acquisita funzionasse senza grossi problemi.

Avanti veloce fino alla fine del 2019 e Microsoft ha finalmente annunciato che l'app nota come Wunderlist avrebbe cessato di funzionare a maggio 2020. Dal 2015 fino a quest'anno, Microsoft ha lentamente lavorato alla propria app To Do, integrandone alcune delle funzionalità migliori e più amate di Wunderlist nel tentativo di semplificare la vita a Office 365 utenti. Microsoft ha trasformato To Do in un vero concorrente nel mercato della produttività e ha dimostrato il suo impegno a migliorare regolarmente l'app.

Questo ci porta a Todoist, un punto fermo nel Play Store e su una miriade di dispositivi e piattaforme da anni. L'app è iniziata nel lontano 2007 e continua a funzionare mentre si trasforma nell'app di gestione delle attività di fatto per professionisti e principianti. Fino a poco tempo fa, alcuni potenziali utenti dell'app erano scoraggiati dalla sua complessità perché la verità è che Todoist può davvero gestire praticamente tutto ciò di cui hai bisogno. I recenti aggiornamenti hanno reso l'app ancora migliore su tutta la linea.

L'ultimo di questi aggiornamenti è iniziato nell'ottobre 2019, quando la casa madre di Todoist, Doist, ha annunciato Todoist Foundations. Questa nuova iniziativa prometteva una gestione delle attività più rapida, insieme a funzionalità migliorate come le sezioni del progetto, una nuova visualizzazione delle attività e un modo più semplice per aggiungere attività dall'app mobile. Ci sono stati aggiornamenti regolari, alcuni molto più veloci del previsto, e non possiamo fare a meno di pensare che Todoist stia cercando di stare al passo con la concorrenza.

Queste app sono davvero così diverse?

La cosa grandiosa sia di Todoist che di Microsoft To Do è che sono semplicistici a prima vista. Non dovrai immergerti più a fondo del necessario e potrai dare un'occhiata a tutte le tue attività e progetti senza dimenticare quale pulsante premere. Ci sono persino funzionalità come gli elenchi intelligenti che si sono fatti strada in entrambi i servizi.

Entrambe le app offrono la possibilità di creare attività secondarie, disporre di widget per la schermata iniziale, offrire agli utenti la possibilità di modificare il tema generale e lavorare su quasi tutti i dispositivi. Tuttavia, ci sono solo alcune differenze che continuano a distinguere queste due app, al punto che una potrebbe essere migliore per te rispetto all'altra.

La prima di queste funzionalità è l'analisi del linguaggio naturale. Dirti che devi andare a fare la spesa domani alle 20:00 richiederà un po' più di lavoro per trasformarlo in un compito con artisti del calibro di Microsoft To Do. Tuttavia, se apri Todoist, tocca il pulsante "Aggiungi attività", digita quella frase esatta e Todoist farà il riposo. L'attività mostrerà "Ritira generi alimentari" con una data di scadenza di "Domani" e un promemoria impostato per "20:00". tutto come per magia, e senza dover giocherellare con le diverse sezioni dell'app.

Microsoft To Do, sfortunatamente, non ha questa capacità, quindi mentre puoi digitare quella frase esatta in un'attività, dovrai eliminare le parti che non ti servono dal nome. Certo, tutto questo suona come "problemi del primo mondo", ma la realtà è che alcuni devono essere in grado di togliersi un'attività dalla testa e inserirla in un'app il più velocemente possibile, ed è qui che Todoist eccelle.

Questo non vuol dire che non ci siano problemi con Todoist nel complesso. Ad esempio, per sbloccare le funzionalità "di base" dovrai registrarti a Todoist Premium. La versione gratuita di Todoist non include elementi di base come promemoria, caricamenti di file, etichette, filtri, sincronizzazione del calendario o persino un registro delle attività. È quasi come utilizzare una versione diversa di Google Keep, con meno dell'estetica di Google.

Se c'è una cosa che Microsoft ha usato per distinguere To Do, è la collaborazione. L'app si integra facilmente con le app e i servizi di Office 365 come Outlook e puoi condividere progetti e attività con altri compagni di squadra per portare a termine il lavoro. Questo è un aspetto in cui Todoist è molto piatto, a meno che non ti iscrivi a Todoist Business (per $ 5 al mese, per utente, fatturati annualmente). Anche l'abbonamento Premium non ti garantisce opzioni di collaborazione come una casella di posta condivisa del team e la possibilità di assegnare ruoli di membro o amministratore.

Il prezzo parte da $ 36 all'anno, che arriva a $ 3 al mese se pagato in anticipo, oppure puoi iscriverti a un abbonamento mensile nel Play Store per $ 4 al mese. Il modo migliore per iniziare è approfittare della prova gratuita di 30 giorni che Todoist offre ai nuovi utenti. Questo ti darà un'idea dell'app e di tutte le sue funzionalità, permettendoti di decidere se Premium è giusto per te.

Microsoft adotta un approccio diverso con To Do. L'app è completamente gratuita e non ci sono funzionalità nascoste che devono essere sbloccate. Non hai nemmeno bisogno di un abbonamento a Office 365 per registrarti. Basta scaricarlo, registrarsi con il proprio account Microsoft (se lo si desidera) e utilizzare ogni aspetto dell'app, inclusi i promemoria. Le limitazioni di To Do sono poche e lontane tra loro, ma ti perderai l'analisi del linguaggio naturale, i modelli di progetto e la sincronizzazione limitata del calendario.

Per chi è Todoist?

Se hai difficoltà a gestire le tue attività e hai bisogno di un controllo più preciso sui tuoi progetti, allora ti consigliamo di utilizzare Todoist. Anche con l'abbonamento mensile/annuale per sbloccare la "carne" delle funzionalità, Todoist esegue correttamente la gestione delle attività ed è veloce e facile da usare. Essere in grado di scrivere un'attività così come ti viene in mente, senza formattazioni aggiuntive o premendo più pulsanti, è semplicemente inestimabile.

Inoltre, puoi davvero trasformare Todoist in qualsiasi tipo di progetto o servizio di gestione delle attività che desideri. Ci sono progetti, sottoprogetti, sezioni, promemoria e semplice sincronizzazione del calendario per tenere traccia di ciò che deve essere fatto, quando e dove. È un'app che puoi rendere complessa o semplice quanto vuoi e ha un bell'aspetto nel processo.

Dovresti passare a Microsoft To Do?

Microsoft ha davvero fatto passi da gigante con To Do, soprattutto perché finalmente ha preso sul serio l'app e ha chiuso le porte a Wunderlist. Ci sono ancora alcuni aspetti estetici del design di Wunderlist, principalmente nel reparto tematizzazione, e questo renderà più facile la transizione. Nonostante tutto ciò che Microsoft ha fatto, ci sono ancora stranezze sull'interfaccia nel suo complesso che rendono difficile raccomandare Todoist.

L'integrazione con Outlook e altri servizi Microsoft rende questa battaglia più serrata se sei trincerato in quell'ecosistema. Al di fuori di ciò, Microsoft To Do è solo un'ottima app da fare completamente gratuita, a condizione che tu sia disposto a rinunciare ad alcune opzioni di flessibilità e personalizzazione.

Scegli ciò che è meglio per te

È facile dire che l'app "migliore", specialmente nello spazio di gestione di attività/progetti, è quella che funziona meglio per le tue esigenze, ma questa è semplicemente la verità. Le esigenze di ognuno sono diverse e non esiste un task manager "end-all-be-all" che controlla tutte le caselle.

Sebbene Microsoft abbia fatto passi da gigante per aggiungere sempre più funzionalità per coloro che hanno bisogno di tutto organizzato, non è ancora "presente" nella funzionalità. To Do è fantastico se hai bisogno delle basi, con qualche brio in più, ma Todoist continuerà a essere l'opzione de facto, a meno che tu non abbia bisogno di collaborare.