Chromebook sul posto di lavoro: come un'organizzazione no profit utilizza Chrome OS per fare le cose

Nonostante la sua prima impressione, Chrome OS è fantastico sul posto di lavoro. Ogni tipo di azienda ha bisogno di accedere a posta elettronica, siti interni per annunci aziendali, calendari e altri strumenti di base. Per molto tempo, Windows ha dominato il panorama aziendale, ma sempre di più Chromebook stanno sfidando questa nozione.

Durante i giorni feriali lavoro per un'organizzazione no profit focalizzata sulla salute mentale e comportamentale. Abbiamo uffici in alcune contee dell'Indiana centrale, quindi dobbiamo essere in grado di comunicare immediatamente per prenderci cura dei nostri pazienti. Sebbene alcuni membri del nostro personale utilizzino laptop e desktop Windows, l'80% della nostra forza lavoro utilizza Chromebook o Chromebox e tutti noi ci connettiamo con i servizi aziendali di Google. Alcuni accorgimenti sono necessari per rendere tutti i nostri strumenti disponibili su Chrome, di cui parlerò, ma la maggior parte solo... lavori.

Esploriamo.

Le basi

I servizi di Google rendono la collaborazione semplice e intuitiva.

Quando i nostri dipendenti accedono ai loro computer o aprono il browser Chrome all'inizio della giornata, abbiamo tre schede aperte per loro: Gmail, Google Calendare la nostra Intranet aziendale. Alcuni utenti professionisti potrebbero preferire l'utilizzo di un'applicazione di posta elettronica dedicata, ma la maggior parte delle persone accede semplicemente alla propria posta da un sito Web. La maggior parte dei nostri nuovi dipendenti ci dice di avere un account Google personale, quindi non dobbiamo fare molta formazione per metterli al passo con l'utilizzo di Gmail, Calendar e altri strumenti.

Tutti i documenti che rimangono all'interno dell'azienda vengono gestiti all'interno di Google Docs e i nostri fogli di lavoro e le nostre presentazioni vengono eseguiti all'interno di Fogli e Presentazioni Google. Poiché tutto ciò che facciamo viene salvato automaticamente su Google Drive, nessun lavoro viene perso. Quando facciamo i nostri corsi di orientamento, mostriamo le funzionalità di collaborazione in Google Docs; è incredibile vedere tutti digitare lo stesso documento e avere tutto "clic" nella loro mente.

Lo stesso vale per altri servizi come Hangouts. Google merita la cattiva reputazione che ha costruito negli ultimi anni con tutte le sue varie e opposte applicazioni di messaggistica, ma gli utenti aziendali non ne sono stati danneggiati.

Hangouts è stato solido come una roccia per noi e si integra direttamente con Google Calendar. Quando qualcuno crea una nuova riunione, ottiene automaticamente un file Hangouts Meet collegamento per videoconferenza. Non hanno bisogno di visitare una pagina separata o selezionare una determinata casella perché avviene automaticamente.

Parlando di Hangouts Meet, quello strumento è la parte più interessante del mio lavoro. Abbiamo alcuni Chromebook impostati per il caricamento meet.google.com. La configurazione non richiedeva una versione diversa del sistema operativo o una licenza separata: ogni volta che è necessario eseguire la configurazione uno di questi Chromebook o Chromebox Hangouts Meet, inseriamo semplicemente il numero di serie in un elenco in amministrazione di Google console. Riavvia il dispositivo e il gioco è fatto.

Questi Chromebook hanno salvato le nostre skin un sacco di volte negli ultimi mesi. Ci sono giorni in cui un medico in una sede ha un carico di pazienti leggero e ci sono un gran numero di pazienti in altre località. Il medico avvia la sessione di Hangouts Meet, il personale della reception nell'altra posizione si connette a loro con un codice riunione, quindi il paziente entra in una stanza da solo e parla con il medico durante la videoconferenza.

I Chromebook ci hanno salvato il culo più volte di quanto possiamo contare.

Il paziente non può caricare altri siti web e, se il Chromebox si riavvia o la sessione termina, torna automaticamente alla schermata principale di Hangouts Meet. È fantastico ed è diventato rapidamente una parte vitale del modo in cui trattiamo i pazienti.

Tutti i nostri dispositivi Chrome eseguono l'ultima versione di Chrome OS con tutte le patch di sicurezza appropriate.

Anche le nostre sale conferenze sono gestite su Hangouts. Qualsiasi Chromebook o Chromebox può essere associato al calendario di una sala conferenzee qualsiasi utente in tali riunioni può condividere il contenuto con gli altri partecipanti utilizzando Google Cast. Queste macchine non eseguono una vecchia versione di Windows o Linux incorporati; utilizzano la stessa versione di Chrome OS degli altri nostri dispositivi. Vengono aggiornati automaticamente ogni sei settimane e se qualcosa si rompe possono essere sostituiti in meno di 20 minuti.

L'utilizzo dei dispositivi Chrome presenta numerosi vantaggi anche per il nostro negozio IT. Chromebook e Chromebox sono molto più veloci installazione e configurazione rispetto ai computer Windows. Un giorno ho configurato e aggiornato 50 Chromebox, mentre in genere posso eseguire tre o quattro laptop Windows nella stessa quantità di tempo. I dispositivi Chrome sono crittografati immediatamente e, sebbene i guasti hardware siano ancora una cosa, quasi tutti i problemi software possono essere risolti con ripristino delle impostazioni di fabbrica del dispositivo o recuperandolo.

Soluzioni alternative

Tuttavia, ci sono alcuni strumenti che utilizziamo che non sono basati sul web. In questo caso, programmi come Accesso remoto di Parallels, Citrix e VMWare può essere utilizzato per ospitare, distribuire e gestire queste applicazioni.

Dobbiamo anche essere in grado di condividere documenti con società esterne, la maggior parte delle quali utilizza Microsoft Office. Gli strumenti di Google fanno un buon lavoro di conversione da e verso i formati Microsoft, ma non sono infallibili. Ciò significa che abbiamo anche una manciata di dipendenti che utilizzano Microsoft Office, a cui si accede da remoto tramite Parallels o installati ai loro PC Windows. Alcuni membri del nostro personale utilizzano laptop Windows perché i Chromebook spesso non sono in grado di stampare in modo affidabile su una stampante USB. Il nostro team di marketing ha bisogno di Photoshop e After Effects e, sebbene Adobe abbia iniziato a renderli disponibili ai dispositivi Chrome tramite Google Play Store, non sono ancora una sostituzione dei loro equivalenti desktop.

App come Photoshop, After Effects e altri strumenti professionali non hanno ancora esperienze equivalenti su Chrome OS.

Questi casi d'uso sono il nostro frutto a bassa pendenza e la maggior parte dei dipendenti è perfettamente produttiva su un dispositivo Chrome. La maggior parte dei nostri dipendenti preferisce addirittura Chrome OS a Windows perché è più difficile sbagliare ed è più facile da navigare. Questo mi rende ancora più felice poiché i Chromebook sono più sicuri e facili da tenere d'occhio. Il mio principale progetto in corso è trovare persone che utilizzano laptop Windows che non necessitano di molta potenza, offrire loro un Chromebook e vedere come lo fanno. Tutti quelli con cui l'ho fatto sono stati estremamente felici, il che mi rende felice e aumenta la produttività per i motivi sopra elencati.

Microsoft sta portando Office nello stesso mondo basato su cloud in cui si trovano gli strumenti di Google.

Usiamo Chrome e i servizi Google, ma Microsoft sta andando nella stessa direzione con Office 365. Ogni volta che devo installare e concedere in licenza un programma reale sul laptop di qualcuno, sembra così... arcaico. Poter fare in modo che l'utente visiti un sito Web e digiti la password è molto più semplice, sia per me come amministratore che per loro come utente. Siamo sulla buona strada per essere basati sul cloud al 100% e stiamo utilizzando Chrome OS per arrivarci.

Hai utilizzato un Chromebook in un ambiente aziendale? Fateci sapere di seguito!