Kunci untuk tetap produktif adalah menemukan alat yang tepat

Jika Anda membuka Play Store di ponsel dan mencari "to do app", Anda akan disajikan dengan aliran pilihan yang tak ada habisnya. Beberapa berasal dari pengembang indie, yang merilis aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka karena alternatifnya tidak. Yang lainnya berasal dari studio besar, dimiliki oleh perusahaan yang bahkan lebih besar, semuanya dengan tujuan akhir yang sama — untuk membantu Anda tetap produktif.

Masalah dengan semua opsi berbeda ini adalah Anda mungkin tidak tahu harus mulai dari mana. Untuk merayakan Hari Produktivitas Sedunia, kami akan mencoba dan membantu Anda menemukan alat yang tepat untuk pekerjaan itu.

Langkah 1: Identifikasi masalah

Tetapi sebelum Anda benar-benar dapat mulai bekerja, Anda perlu mencoba dan mencari tahu apa yang ingin Anda capai. Apakah Anda menginginkan aplikasi yang memungkinkan Anda menyimpan daftar tugas tanpa akhir dengan kotak centang di sebelahnya? Apakah Anda ingin memiliki daftar untuk berbagai bidang kehidupan Anda seperti pekerjaan, rumah, atau lainnya?

Bagaimana dengan manajemen proyek atau kolaborasi? Apakah Anda mengerjakan proyek yang berbeda, yang semuanya harus melalui serangkaian langkah kecil sebelum dapat diselesaikan? Apakah Anda harus dapat berbagi daftar atau tugas dengan orang lain, apakah itu daftar tugas dengan keluarga, atau dengan rekan kerja agar proyek selesai tepat waktu?

Hal hebat tentang Play Store, dan khususnya aplikasi produktivitas, adalah adanya opsi di luar sana untuk semua orang. Untuk memanfaatkan aplikasi apa pun yang Anda putuskan, penting untuk bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini. Tetapi Anda juga ingin mencoba dan menemukan solusi yang bekerja pada semua ponsel Android terbaik, tablet, atau Chromebook, sehingga Anda dapat memiliki akses yang cepat dan mudah ke daftar Anda meskipun Anda memilikinya menggunakan jenis perangkat yang berbeda atau platform yang berbeda (yaitu Android dan Mac atau iPhone dan Chromebook).

Setelah Anda menentukan apa yang ingin Anda capai, saatnya untuk menginjak logam dan mulai mencoba berbagai aplikasi dan layanan.

Langkah 2: Saatnya untuk test drive

Kami telah membahas berbagai aplikasi daftar tugas dan alat manajemen proyek selama bertahun-tahun. Beberapa bahkan mungkin mengatakan bahwa saya memiliki kecanduan jenis aplikasi ini, berakhir dengan folder yang penuh dengan aplikasi yang semuanya cukup berbeda untuk menjamin saya ingin mencobanya. Ini termasuk bahkan keluar dari ranah Play Store, karena ada lebih banyak aplikasi yang tersedia di dunia aplikasi Open Source.

Tanpa menyelam terlalu dalam, berikut adalah beberapa opsi bagus untuk berbagai kebutuhan:

• Tugas Google: Titik awal yang bagus untuk siapa saja, dan menawarkan integrasi mendalam dengan ponsel Android, speaker pintar, dan lainnya. Anda dapat membuat subtugas, menyetel pengingat, menambahkan catatan, dan membuat daftar berbeda, tetapi ini tidak ideal untuk manajemen proyek.
• Google Keep: Memberikan pandangan berbeda tentang pembuatan catatan dan daftar tugas. Intinya, Keep adalah papan yang penuh dengan "catatan tempel", dengan kemampuan untuk mengoordinasikan warna, menambahkan pengingat, dan mengatur subtugas, semuanya dari satu catatan.
• Todoist: Menawarkan pendekatan all-in-one sekaligus kompatibel di berbagai platform. Anda dapat memulai dengan batu tulis kosong, dan membentuk aplikasi menjadi pembangkit tenaga produktivitas, sambil juga mengizinkan daftar dan kolaborasi bersama.
• Trello: Memanfaatkan gaya Kanban, yang memungkinkan proyek dipindahkan dari satu daftar ke daftar lainnya saat proyek selesai. Tetapi ada juga fitur tambahan seperti Power-up yang memungkinkan penyesuaian yang lebih baik untuk proyek/kartu yang berbeda.
• asana: Sempurna untuk manajemen proyek sejati, dengan banyak fleksibilitas dan kolaborasi yang luar biasa. Tapi mungkin terlalu banyak untuk daftar tugas Anda yang biasa-biasa saja.
• Alur kerja: Ini adalah opsi yang benar-benar unik bagi mereka yang tidak yakin harus mulai dari mana, tetapi tahu bahwa mereka memiliki banyak tugas untuk diselesaikan. Anda dapat terus menambahkan lebih banyak ke dalam daftar, mengeluarkan semua ide atau tugas Anda dari kepala Anda sebelum mengatur dan mengelompokkannya.

Seperti yang telah kami sebutkan, ada begitu banyak aplikasi daftar tugas yang berbeda di luar sana yang semuanya mencoba membantu Anda tetap produktif. Ada juga opsi lain yang bahkan lebih mendasar dari Tugas Google, atau gabungkan pembuatan catatan dan manajemen tugas yang serupa dengan Google Keep dan Evernote. Satu-satunya cara untuk mengetahui apa yang berhasil adalah dengan mencobanya.

Jangan terus beralih hanya demi itu

Kecuali jika Anda mendaftar untuk mencoba sebuah aplikasi dan langsung membenci segala sesuatu tentangnya, ada satu rekomendasi utama yang dapat kami buat: Pilih aplikasi, dan pertahankan. Jika Anda seorang pemula produktivitas, Anda dapat mencoba dan kembali ke kebiasaan lama Anda, dan kemudian Anda kembali ke titik awal lagi. Ini adalah sesuatu yang terjadi pada semua orang, karena lebih mudah untuk kembali ke cara lama, meskipun itu berarti Anda mungkin melewatkan tenggat waktu.

Lubang kelinci lain yang cepat turun adalah terus berpindah antar aplikasi secara teratur. Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencoba "menyempurnakan sistem" dibandingkan dengan benar-benar menyelesaikan tugas yang ada. Itu sebagian mengapa saya belum menyebutkan alat lain seperti Obsidian, Notion, atau Roam Research.

Dengan aplikasi seperti Notion, Anda bisa memulai dengan papan tulis kosong, tetapi kemudian berakhir di lubang kelinci. Dan lubang kelinci ini tidak berakhir karena Anda mungkin akan menemukan diri Anda mencari template baru, mencoba mencari tahu bagaimana hubungan bekerja, dan mengikat semuanya menjadi busur kecil yang bagus. Ini adalah masalah yang saya hadapi sepanjang waktu, dan yang membuat segalanya menjadi lebih rumit adalah ketika banyak alat dapat digunakan bersama.

Salah satu contohnya adalah aplikasi bernama Obsidian. Sekilas, sepertinya tidak lebih dari editor teks penurunan harga dasar. Tetapi bahkan hanya menyelami menu yang berbeda akan membuka dunia plugin Core dan Community. Meskipun saya di sini bukan untuk mengatakan bahwa Anda tidak boleh mempertimbangkan Obsidian (ini adalah aplikasi keseluruhan favorit saya saat ini), Anda harus memahami dasar-dasarnya terlebih dahulu sebelum menyelam lebih dalam.

Tetap sederhana, lalu perluas jika perlu

Pilih aplikasi, dan pertahankan. Lihat cara kerjanya. Telusuri dan baca halaman tutorial dan FAQ untuk mempelajari semua yang Anda bisa. Kemudian cobalah untuk mengimplementasikan sistem Anda sesuai keinginan Anda, tetapi selalu penting untuk menjaga semuanya tetap sederhana pada awalnya.

Salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah membuat daftar berjalan semuanya yang perlu Anda selesaikan. Dari sana, tentukan jenis tugas yang Anda miliki, seperti membuat daftar belanjaan, atau perlu mengganti oli. Berbelanja bahan makanan dan mengganti oli Anda adalah tugas, tetapi daftar belanjaan diisi dengan subtugas karena Anda perlu tahu apa yang Anda beli.

Jadi, Anda dapat membuat proyek Rumah dengan subproyek Tugas, dengan tugas belanja bahan makanan dan mengganti oli. Dan kemudian daftar belanjaan menjadi daftar subtugas untuk perjalanan belanja Anda berikutnya. Anda dapat melihat betapa berbelit-belitnya hal-hal sejak awal.

Apa yang berada di bagian atas daftar kami aplikasi agenda terbaik mungkin berhasil untuk kami, tetapi mungkin tidak berhasil untuk Anda. Itulah keindahan dan kengerian dari ini, karena ada begitu banyak pilihan berbeda untuk dipilih sehingga Anda mungkin akhirnya menemukan berlian dalam kesulitan, atau harus memulai dari awal lagi.

Selalu ada sesuatu yang baru

Hanya saja, jangan beralih terus demi ingin mencoba sesuatu yang baru. Hal itu dapat mematahkan rentetan produktivitas Anda dan membuat Anda semua terpukul, di mana Anda akhirnya merasa tersesat dan tidak yakin apa yang akan terjadi selanjutnya. Selalu ada alat baru lain yang akan segera hadir, atau muncul entah dari mana.

Mengambil Daftar super, Misalnya. Aplikasi ini ditampilkan selama Google I/O 2022, dan setidaknya bagi saya, itu keluar dari bidang kiri; dan sepertinya itu memenuhi semua kebutuhan saya. Tetapi alih-alih membiarkan daftar tugas saya menjadi stagnan, dan proyek saya tidak berjalan, yang saya lakukan hanyalah mendaftar ke milis karena belum tersedia untuk umum. Lalu ada Bento, yang merupakan aplikasi dari seorang kenalan, tetapi hanya tersedia di iOS dan macOS, menjadikannya non-starter untuk saya di perangkat Android dan Windows saya.

Jangan terganggu oleh alat baru dan mewah saat Anda sudah memiliki sistem yang berfungsi. Satu-satunya peringatan untuk itu adalah kecuali Anda benar-benar menentukan bahwa itu menyelesaikan masalah yang masih Anda alami. Jika tidak, ikuti saja programnya dan pertahankan pikiran Anda tetap jernih.