Chromebook di tempat kerja: Cara sebuah lembaga nonprofit menggunakan Chrome OS untuk menyelesaikan berbagai hal

Meskipun kesan pertamanya, Chrome OS bagus di tempat kerja. Setiap jenis bisnis membutuhkan akses ke email, situs internal untuk pengumuman perusahaan, kalender, dan alat dasar lainnya. Untuk waktu yang lama, Windows telah mendominasi lanskap bisnis, tetapi semakin meningkat Chromebook menantang gagasan itu.

Selama hari kerja, saya bekerja untuk organisasi nirlaba yang berfokus pada kesehatan mental dan perilaku. Kami memiliki kantor di beberapa kabupaten di Indiana tengah, jadi kami harus dapat berkomunikasi secara instan untuk merawat pasien kami. Meskipun beberapa anggota staf kami menggunakan laptop dan desktop Windows, 80% tenaga kerja kami menggunakan Chromebook atau Chromebox, dan kami semua terhubung dengan layanan perusahaan Google. Solusi tertentu diperlukan untuk membuat semua alat kami tersedia di Chrome, seperti yang akan saya bicarakan, tetapi sebagian besar hanya... bekerja.

Mari jelajahi.

Dasar

Layanan Google membuat kolaborasi menjadi mudah dan intuitif.

Saat karyawan kami masuk ke komputer mereka atau membuka browser Chrome di awal hari, kami memiliki tiga tab yang terbuka untuk mereka: Gmail, Google Kalender, dan Intranet perusahaan kami. Beberapa pengguna pro mungkin lebih suka menggunakan aplikasi email khusus, tetapi kebanyakan orang hanya mengakses email mereka dari situs web. Sebagian besar karyawan baru kami memberi tahu kami bahwa mereka memiliki akun Google pribadi, jadi kami tidak perlu melakukan banyak pelatihan untuk mempercepat mereka menggunakan Gmail, Kalender, dan alat lainnya.

Semua dokumen yang berada di dalam perusahaan ditangani di dalam Google Docs, dan spreadsheet serta presentasi kami dilakukan di dalam Google Sheets dan Slides. Karena semua yang kami lakukan secara otomatis disimpan ke Google Drive, tidak ada pekerjaan yang hilang. Saat kami melakukan kelas orientasi, kami menampilkan fitur kolaborasi di Google Docs; sungguh luar biasa menyaksikan setiap orang mengetik ke dalam dokumen yang sama dan memiliki segala sesuatu "klik" di benak mereka.

Hal yang sama berlaku untuk layanan lain seperti Hangouts. Google layak mendapatkan reputasi buruk yang telah dibangunnya selama beberapa tahun terakhir dengan semua aplikasi perpesanannya yang beragam dan berlawanan, tetapi pengguna perusahaan tidak dirugikan olehnya.

Hangouts sangat kokoh bagi kami, dan terintegrasi langsung dengan Google Kalender. Saat seseorang membuat rapat baru, mereka secara otomatis mendapatkan file Hangouts Meet tautan untuk konferensi video. Mereka tidak perlu mengunjungi halaman terpisah atau mencentang kotak tertentu karena itu terjadi secara otomatis.

Berbicara tentang Hangouts Meet, alat itu adalah bagian paling keren dari pekerjaan saya. Kami memiliki beberapa Chromebook yang disetel untuk memuat saja meet.google.com. Menyiapkan ini tidak memerlukan versi berbeda dari sistem operasi atau lisensi terpisah: setiap kali kami perlu menyiapkan salah satunya Hangouts Meet Chromebooks atau Chromeboxes, kita tinggal memasukkan serial numbernya ke dalam daftar administratif Google menghibur. Nyalakan ulang perangkat, dan hanya itu.

Chromebook ini telah menyelamatkan kulit kita berkali-kali selama beberapa bulan terakhir. Ada kalanya dokter di satu lokasi memiliki beban pasien yang ringan, dan ada banyak pasien di lokasi lain. Dokter memulai sesi Hangouts Meet, staf meja depan di lokasi lain menghubungkan mereka dengan kode rapat, lalu pasien masuk ke ruangan sendiri dan berbicara dengan dokter melalui konferensi video.

Chromebook telah menghemat pantat kami lebih dari yang dapat kami hitung.

Pasien tidak dapat memuat situs web lain, dan jika Chromebox melakukan boot ulang atau sesi berakhir, secara otomatis akan kembali ke layar utama Hangouts Meet. Ini keren sekali, dan dengan cepat menjadi bagian penting dari cara kami merawat pasien.

Semua perangkat Chrome kami menjalankan versi terbaru Chrome OS dengan semua patch keamanan yang sesuai.

Semua ruang konferensi kami juga dijalankan di Hangouts. Chromebook atau Chromebox apa pun dapat diikat ke kalender ruang konferensi, dan setiap pengguna dalam rapat tersebut dapat berbagi konten dengan peserta lain dengan menggunakan Google Cast. Mesin ini tidak menjalankan versi lama Windows atau Linux yang disematkan; mereka menggunakan versi Chrome OS yang sama dengan perangkat kami yang lain. Mereka diperbarui secara otomatis setiap enam minggu, dan jika ada yang rusak, mereka dapat diganti dalam waktu kurang dari 20 menit.

Menggunakan perangkat Chrome juga memiliki banyak keuntungan untuk toko TI kami. Chromebook dan Chromebox jauh lebih cepat setup dan konfigurasi daripada komputer Windows. Ada suatu hari saya mengonfigurasi dan memperbarui 50 Chromebox, sementara saya biasanya dapat membuat tiga atau empat laptop Windows dalam jumlah waktu yang sama. Perangkat Chrome dienkripsi di luar kotak, dan meskipun kegagalan perangkat keras masih menjadi masalah, hampir setiap masalah perangkat lunak dapat diperbaiki dengan pabrik mengatur ulang perangkat atau memulihkannya.

Solusi

Namun, ada beberapa alat yang kami gunakan yang tidak berbasis web. Dalam hal ini, program seperti Akses Jarak Jauh Paralel, Citrix dan VMWare dapat digunakan untuk menghosting, menerapkan, dan mengelola aplikasi ini.

Kami juga harus dapat berbagi dokumen dengan perusahaan luar, yang sebagian besar menggunakan Microsoft Office. Alat Google melakukan pekerjaan yang baik untuk mengonversi ke dan dari format Microsoft, tetapi itu tidak mudah. Ini berarti kami juga memiliki beberapa karyawan yang menggunakan Microsoft Office - baik diakses dari jarak jauh melalui Parallels atau diinstal ke PC Windows mereka. Beberapa staf kami menggunakan laptop Windows karena Chromebook sering kali tidak dapat diandalkan untuk mencetak ke printer USB. Tim pemasaran kami membutuhkan Photoshop dan After Effects, dan sementara Adobe telah mulai menyediakannya untuk perangkat Chrome melalui Google Play Store, mereka bukan pengganti desktop yang setara.

Aplikasi seperti Photoshop, After Effects, dan alat pro lainnya masih belum memiliki pengalaman yang setara di Chrome OS.

Kasus penggunaan ini adalah hasil utama kami, dan sebagian besar karyawan sangat produktif di perangkat Chrome. Sebagian besar karyawan kami bahkan lebih memilih Chrome OS daripada Windows karena lebih sulit untuk mengacaukannya, dan lebih mudah dinavigasi. Ini membuat saya lebih bahagia karena Chromebook lebih aman dan lebih mudah bagi kita untuk melacaknya. Proyek utama saya yang sedang berjalan adalah menemukan orang-orang yang menggunakan laptop Windows yang tidak membutuhkan banyak daya, menawarkan Chromebook kepada mereka dan melihat bagaimana mereka melakukannya. Semua orang yang saya lakukan sangat senang, yang membuat saya bahagia dan meningkatkan produktivitas karena alasan yang tercantum di atas.

Microsoft membawa Office ke dunia berbasis awan yang sama dengan alat Google.

Kami menggunakan Chrome dan layanan Google, tetapi Microsoft menggunakan arah yang sama dengan Office 365. Kapanpun saya harus menginstal dan melisensikan program yang sebenarnya di laptop seseorang, rasanya sangat… kuno. Dapat membuat pengguna mengunjungi situs web dan mengetikkan kata sandi mereka jauh lebih mudah, baik bagi saya sebagai administrator dan mereka sebagai pengguna. Kami sedang dalam perjalanan untuk menjadi 100% berbasis cloud, dan kami menggunakan Chrome OS untuk mencapainya.

Sudahkah Anda menggunakan Chromebook dalam lingkungan bisnis? Beri tahu kami di bawah!