A produktív megőrzés kulcsa a megfelelő eszköz megtalálása

Ha megnyitja a Play Áruházat a telefonján, és rákeres a „to do app” kifejezésre, a lehetőségek végtelen tárháza elé néz. Néhányan független fejlesztőktől származnak, akik olyan alkalmazást adtak ki, amely megfelel az igényeiknek, mert az alternatívák nem. Mások nagy stúdiókból származnak, amelyek még nagyobb cégek tulajdonában vannak, és mindegyik ugyanazt a végcélt szem előtt tartva – hogy segítsen produktív maradni.

Ezekkel a különféle lehetőségekkel az a probléma, hogy nem tudja, hol kezdje. A termelékenység világnapja alkalmából megpróbálunk segíteni Önnek megtalálni a munkához megfelelő eszközöket.

1. lépés: Azonosítsa a problémát

Mielőtt azonban ténylegesen elkezdhet dolgozni, meg kell próbálnia kitalálnia, hogy mit akar elérni. Olyan alkalmazást szeretne, amely lehetővé teszi a feladatok végtelen listájának vezetését a mellettük lévő jelölőnégyzetekkel? Szeretnél listákat készíteni életed különböző területeiről, például munkáról, otthonról vagy másokról?

Mi a helyzet a projektmenedzsmenttel vagy az együttműködéssel? Különféle projekteken dolgozik, amelyek mindegyikének egy sor kisebb lépésen kell keresztülmennie, mielőtt befejeződhet? Szüksége van arra, hogy valaki mással megosszon listákat vagy feladatokat, legyen szó házimunka listáról a családdal vagy egy munkatárssal annak érdekében, hogy egy projektet időben befejezzen?

A Play Áruház és különösen a termelékenységet növelő alkalmazások nagyszerűsége az, hogy mindenki számára elérhető lehetőségek. Annak érdekében, hogy a legtöbbet hozza ki a választott alkalmazásból, fontos, hogy tegye fel magának ezeket a kérdéseket. De szeretne olyan megoldást is találni, amely minden esetben működik legjobb Android telefonok, táblagépeken vagy Chromebookokon, így akkor is gyorsan és egyszerűen hozzáférhet listáihoz más típusú eszköz vagy platform használata (például Android és Mac vagy iPhone és Chromebook).

Miután eldöntötte, hogy mit akar elérni, ideje lenyomni a pedált, és elkezdeni különféle alkalmazásokat és szolgáltatásokat kipróbálni.

2. lépés: Itt az ideje egy tesztvezetésre

Az évek során különféle teendők listás alkalmazásokkal és projektmenedzsment eszközökkel foglalkoztunk. Egyesek azt is mondhatják, hogy függő vagyok az ilyen típusú alkalmazásoktól, és a végén egy mappa tele van alkalmazásokkal, amelyek mindegyike éppen annyira különbözik, hogy ki akarom próbálni őket. Ebbe beletartozik még a Play Áruházon kívülre is, hiszen még több alkalmazás érhető el a nyílt forráskódú alkalmazások világában.

Anélkül, hogy túl mélyre merülne, itt van néhány nagyszerű lehetőség a különböző igényekhez:

• Google Tasks: Kiváló kiindulópont bárki számára, és mélyreható integrációt kínál Android telefonjával, intelligens hangszóróival és sok mással. Létrehozhat részfeladatokat, emlékeztetőket állíthat be, jegyzeteket adhat hozzá, és különböző listákat hozhat létre, de projektmenedzsmenthez nem ideális.
• Google Keep: A jegyzetelés és a teendők listájának eltérő megközelítése. Lényegében a Keep egy olyan tábla, amely tele van öntapadó jegyzetekkel, amely képes koordinátákat színezni, emlékeztetőket hozzáadni és részfeladatokat beállítani, mindezt egyetlen jegyzetből.
• Todoist: Mindent az egyben megközelítést kínál, miközben több platformon is kompatibilis. Kezdheti üres lappal, és az alkalmazást termelékenységi erőművé alakíthatja, miközben lehetővé teszi a megosztott listákat és az együttműködést.
• Trello: Használja a Kanban-stílust, amely lehetővé teszi a projektek egyik listáról a másikra való áthelyezését a projekt befejezésekor. De vannak olyan extra szolgáltatások is, mint például a Power-up, amelyek lehetővé teszik a különböző projektek/kártyák jobb testreszabását.
• Asana: Tökéletes valódi projektmenedzsmenthez, nagy rugalmassággal és kiváló együttműködéssel. De lehet, hogy ez túl sok az egyszerű feladatlistájához.
• Munkafolyamat: Ez egy igazán egyedi lehetőség azok számára, akik nem tudják pontosan, hol kezdjék el, de tudják, hogy rengeteg feladatot kell elvégezniük. Folyamatosan bővítheti a listát, és minden ötletet vagy tennivalót kiver a fejéből, mielőtt rendszerezi és kategorizálja azokat.

Amint már említettük, nagyon sok különböző teendőlista-alkalmazás létezik, amelyek mindegyike segít abban, hogy produktív maradjon. Vannak más lehetőségek is, amelyek még ennél is alapvetőbbek Google Tasks, vagy kombinálja a jegyzetelést és a feladatkezelést, hasonlóan a Google Keephez és az Evernote-hoz. Az egyetlen módja annak, hogy megtudja, mi működik, ha megpörgeti őket.

Ne váltson folyton csak a kedvéért

Hacsak nem regisztrál egy alkalmazás kipróbálására, és azonnal utál mindent, ami vele kapcsolatos, egy kulcsfontosságú ajánlást tehetünk: válasszon egy alkalmazást, és tartsa be azt. Ha újonc vagy a produktivitás terén, megpróbálhatsz visszatérni régi szokásaidhoz, és akkor ismét visszatérsz a kezdetekhez. Ez mindenkivel megtörténik, hiszen könnyebb visszatérni a régi kerékvágásba, még akkor is, ha ez azt jelenti, hogy esetleg kihagysz egy határidőt.

Egy másik nyúllyuk, amely gyorsan leépül, az, hogy rendszeresen ugrál az alkalmazások között. Több időt fog fordítani a „rendszer tökéletesítésére”, mint az aktuális feladatok tényleges elvégzésére. Részben ezért kell még megemlítenem más eszközöket, mint például az Obsidian, a Notion vagy a Roam Research.

Egy olyan alkalmazással, mint a Notion, előfordulhat, hogy üres lappal kezdi, de aztán a nyúlüregbe kerül. És ez a nyúllyuk nem ér véget, mert valószínűleg új sablonokat keresel, megpróbálod kitalálni, hogyan működnek a kapcsolatok, és mindent egy szép kis masniba kötsz. Ez egy olyan probléma, amellyel állandóan foglalkozom, és ami még bonyolultabbá teszi a dolgokat, az az, hogy több eszköz együtt is használható.

Ennek egyik példája az úgynevezett Obszidián. Az arcát tekintve nem más, mint egy alapszintű szövegszerkesztő. De még a különböző menükbe való búvárkodás is feltárja a Core és Community pluginek világát. Bár nem azt akarom mondani, hogy ne vegye fontolóra az Obsidian alkalmazást (ez a jelenlegi kedvenc általános alkalmazásom), először meg kell tanulnia az alapokat, mielőtt mélyebbre merülne.

Legyen egyszerű, majd bővítse ki, ha szükséges

Válasszon ki egy alkalmazást, és maradjon is vele. Hogyan működik. Menjen át és olvassa el az oktatóanyagokat és a GYIK oldalakat, hogy mindent megtudjon, amit csak tud. Ezután próbálja meg úgy megvalósítani a rendszert, ahogy jónak látja, de mindig fontos, hogy először a dolgok egyszerűek legyenek.

Az egyik legjobb dolog, amit tehetsz, ha összeállítasz egy futólistát minden hogy el kell végezned. Innentől kezdve határozza meg, hogy milyen típusú feladatai vannak, például van egy élelmiszerbolt-lista, vagy olajcserére van szüksége. A bevásárlás és az olajcsere egyaránt feladat, de az élelmiszerboltok listája tele van részfeladatokkal, mivel tudnia kell, hogy mit vásárol.

Így létrehozhat otthoni projektet egy Errands alprojekttel, élelmiszerekkel és olajcserével kapcsolatos feladatokat. Ezután az élelmiszerek listája a következő vásárlási út részfeladatainak listájává válik. Már az elején láthatja, hogy a dolgok milyen szövevényessé válhatnak.

Ami a listánk tetején található legjobb teendő alkalmazások lehet, hogy nekünk működik, de lehet, hogy neked nem. Ebben rejlik a szépség és a borzalom, hiszen annyi különböző lehetőség közül választhat, hogy végre megtalálhatja a gyémántot, vagy elölről kell kezdenie az egészet.

Mindig van valami új

Csak ne azért válts folyamatosan, mert valami újat szeretnél kipróbálni. Megszakíthatja a termelékenységi sorozatot, és mindenkit kiüthet a csapásból, így elveszettnek érzi magát, és nem tudja, mi következik. Mindig van egy másik új eszköz, amely vagy érkezik a sarkon, vagy a semmiből bukkan fel.

Vesz Szuperlista, például. Ezt az alkalmazást a Google I/O 2022 során mutatták be, és legalábbis nekem a bal oldali mezőből jött ki; és úgy tűnik, minden igényemet kielégíti. De ahelyett, hogy hagytam volna, hogy a teendőim listája stagnáljon, és a projektjeim elmenjenek, csak feliratkoztam a levelezőlistára, mivel az még nem elérhető nyilvánosan. Aztán ott van Bento, ami egy ismerőstől származó alkalmazás, de csak iOS-en és macOS-en érhető el, így számomra nem induló az Android és Windows készülékeimen.

Ne terelje el figyelmét egy új és divatos eszköz, ha már rendelkezik működő rendszerrel. Az egyetlen figyelmeztetés, hacsak nem határozod meg, hogy megold egy problémát, amely még mindig fennáll. Ellenkező esetben csak ragaszkodjon a programhoz, és tartsa tisztán a fejét.