उत्पादक बने रहने की कुंजी सही उपकरण ढूंढना है

यदि आप अपने फोन पर प्ले स्टोर खोलते हैं और "टू डू ऐप" खोजते हैं, तो आपके सामने विकल्पों की एक अंतहीन श्रृंखला प्रस्तुत की जाएगी। कुछ इंडी डेवलपर्स से आते हैं, जिन्होंने एक ऐसा ऐप जारी किया जो उनकी आवश्यकताओं के अनुरूप था क्योंकि विकल्प नहीं थे। अन्य बड़े स्टूडियो से आते हैं, जिनका स्वामित्व और भी बड़ी कंपनियों के पास होता है, सभी का अंतिम लक्ष्य एक ही होता है - आपको उत्पादक बने रहने में मदद करना।

इन सभी अलग-अलग विकल्पों के साथ समस्या यह है कि आपको यह भी नहीं पता होगा कि कहां से शुरू करें। विश्व उत्पादकता दिवस मनाने के लिए, हम काम के लिए सही उपकरण ढूंढने में आपकी मदद करने का प्रयास करने जा रहे हैं।

चरण 1: समस्या की पहचान करें

लेकिन इससे पहले कि आप वास्तव में काम करना शुरू करें, आपको यह पता लगाने की कोशिश करनी होगी कि आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं। क्या आप ऐसा ऐप चाहते हैं जो आपको कार्यों की कभी न ख़त्म होने वाली सूची उनके बगल में चेकबॉक्स के साथ रखने की सुविधा दे? क्या आप अपने जीवन के विभिन्न क्षेत्रों जैसे काम, घर या अन्य के लिए सूचियाँ रखना चाहते हैं?

परियोजना प्रबंधन या सहयोग के बारे में क्या? क्या आप अलग-अलग परियोजनाओं पर काम कर रहे हैं, जिन्हें पूरा करने से पहले सभी को छोटे-छोटे चरणों की एक श्रृंखला से गुजरना होगा? क्या किसी प्रोजेक्ट को समय पर पूरा करने के लिए आपको सूचियों या कार्यों को किसी और के साथ साझा करने में सक्षम होने की आवश्यकता है, चाहे वह परिवार के साथ काम की सूची हो, या किसी सहकर्मी के साथ?

प्ले स्टोर और विशेष रूप से उत्पादकता ऐप्स के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि वहां सभी के लिए विकल्प मौजूद हैं। आप जो भी ऐप चुनने का निर्णय लें, उसका अधिकतम लाभ उठाने के लिए, अपने आप से ये प्रश्न पूछना महत्वपूर्ण है। लेकिन आप एक ऐसा समाधान ढूंढने का भी प्रयास करना चाहते हैं जो इन सभी पर काम करता हो सर्वोत्तम एंड्रॉइड फ़ोन, टैबलेट, या Chromebook, ताकि आप अपनी सूचियों तक त्वरित और आसान पहुंच प्राप्त कर सकें, भले ही आप हों एक अलग प्रकार के डिवाइस या एक अलग प्लेटफ़ॉर्म (जैसे एंड्रॉइड और मैक या आईफोन और) का उपयोग करना क्रोमबुक)।

एक बार जब आप यह निर्धारित कर लें कि आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं, तो समय आ गया है कि आप मेहनत करें और विभिन्न ऐप्स और सेवाओं को आज़माना शुरू करें।

चरण 2: यह टेस्ट ड्राइव का समय है

हमने पिछले कुछ वर्षों में विभिन्न कार्य सूची अनुप्रयोगों और परियोजना प्रबंधन उपकरणों को कवर किया है। कुछ लोग यह भी कह सकते हैं कि मुझे इस प्रकार के ऐप्स की लत है, अंत में ऐप्स से भरा एक फ़ोल्डर बन जाता है जो इतने अलग होते हैं कि मुझे उन्हें आज़माने की इच्छा होती है। इसमें प्ले स्टोर के दायरे से बाहर जाना भी शामिल है, क्योंकि ओपन सोर्स ऐप्स की दुनिया में और भी अधिक ऐप्स उपलब्ध हैं।

बहुत अधिक गहराई में जाने के बिना, यहां विभिन्न आवश्यकताओं के लिए कुछ बेहतरीन विकल्प दिए गए हैं:

• गूगल कार्य: किसी के लिए भी एक बेहतरीन शुरुआती बिंदु, और आपके एंड्रॉइड फोन, स्मार्ट स्पीकर और बहुत कुछ के साथ गहरा एकीकरण प्रदान करता है। आप उप-कार्य बना सकते हैं, अनुस्मारक सेट कर सकते हैं, नोट्स जोड़ सकते हैं और विभिन्न सूचियाँ बना सकते हैं, लेकिन यह परियोजना प्रबंधन के लिए आदर्श नहीं है।
• Google कीप: नोट लेने और करने की सूचियों पर एक अलग दृष्टिकोण प्रदान करता है। अनिवार्य रूप से, कीप "स्टिकी नोट्स" से भरा एक बोर्ड है, जिसमें एक ही नोट से रंग समन्वय, अनुस्मारक जोड़ने और उप-कार्य सेट करने की क्षमता है।
• कार्य करने की सूची: कई प्लेटफार्मों पर संगत होने के साथ-साथ एक ऑल-इन-वन दृष्टिकोण प्रदान करता है। आप एक खाली स्लेट के साथ शुरुआत कर सकते हैं, और साझा सूचियों और सहयोग की अनुमति देते हुए ऐप को उत्पादकता पावरहाउस में ढाल सकते हैं।
• Trello: कानबन-शैली का उपयोग करता है, जो परियोजना पूरी होने पर परियोजनाओं को एक सूची से दूसरी सूची में ले जाने की अनुमति देता है। लेकिन पावर-अप जैसी अतिरिक्त सुविधाएं भी हैं जो विभिन्न परियोजनाओं/कार्डों के लिए बेहतर अनुकूलन की अनुमति देती हैं।
• आसन: भरपूर लचीलेपन और उत्कृष्ट सहयोग के साथ, वास्तविक परियोजना प्रबंधन के लिए बिल्कुल सही। लेकिन यह आपके रोजमर्रा के कामों की सूची के लिए बहुत अधिक हो सकता है।
• कार्यप्रवाह: यह उन लोगों के लिए वास्तव में एक अनूठा विकल्प है जो बिल्कुल निश्चित नहीं हैं कि कहां से शुरू करें, लेकिन जानते हैं कि उन्हें पूरा करने के लिए बहुत सारे कार्य हैं। आप सूची में अधिक से अधिक जोड़ना जारी रख सकते हैं, अपने सभी विचारों या कार्यों को व्यवस्थित करने और वर्गीकृत करने से पहले अपने दिमाग से निकाल सकते हैं।

जैसा कि हमने उल्लेख किया है, वहाँ बहुत सारे अलग-अलग कार्य सूची वाले ऐप्स हैं जो आपको उत्पादक बने रहने में मदद करने का प्रयास करते हैं। ऐसे अन्य विकल्प भी हैं जो इससे भी अधिक बुनियादी हैं गूगल कार्य, या Google Keep और Evernote के समान नोट लेने और कार्य प्रबंधन को संयोजित करें। यह जानने का एकमात्र तरीका कि क्या काम करता है, उन्हें घुमाने के लिए ले जाना है।

केवल इसके लिए स्विच न करते रहें

जब तक आप किसी ऐप को आज़माने के लिए साइन अप नहीं करते हैं और उसके बारे में हर चीज़ से तुरंत नफरत करते हैं, एक प्रमुख अनुशंसा है जो हम कर सकते हैं: एक ऐप चुनें, और उसके साथ बने रहें। यदि आप उत्पादकता के मामले में नौसिखिया हैं, तो आप कोशिश कर सकते हैं और अपनी पुरानी आदतों में वापस आ सकते हैं, और फिर आप फिर से उसी स्थिति में आ जाएंगे। यह कुछ ऐसा है जो हर किसी के साथ होता है, क्योंकि पुराने रास्ते पर वापस जाना आसान होता है, भले ही इसका मतलब यह हो कि आप एक समय सीमा चूक सकते हैं।

एक और ख़रगोश छेद जो जल्दी नीचे चला जाता है वह है नियमित आधार पर ऐप्स के बीच उछल-कूद करते रहना। आप वास्तव में हाथ में कार्यों को पूरा करने की तुलना में "सिस्टम को सही" करने में अधिक समय व्यतीत करेंगे। आंशिक रूप से यही कारण है कि मैंने अभी तक ओब्सीडियन, नोशन, या रोम रिसर्च जैसे अन्य उपकरणों का उल्लेख नहीं किया है।

नोशन जैसे ऐप के साथ, आप एक खाली स्लेट के साथ शुरुआत कर सकते हैं, लेकिन फिर खरगोश के बिल में समाप्त हो सकते हैं। और यह ख़रगोश छेद समाप्त नहीं होता है क्योंकि आप स्वयं को नए टेम्पलेट्स की तलाश में पाएंगे, यह पता लगाने की कोशिश करेंगे कि रिश्ते कैसे काम करते हैं, और सब कुछ एक अच्छे छोटे धनुष में बांधते हैं। यह एक ऐसी समस्या है जिससे मैं हर समय जूझता रहता हूं, और जो चीज चीजों को और भी जटिल बनाती है वह है जब कई उपकरणों का एक साथ उपयोग किया जा सकता है।

इसका एक उदाहरण एक ऐप है जिसका नाम है ओब्सीडियन. पहली नज़र में, यह एक बुनियादी मार्कडाउन टेक्स्ट एडिटर से ज्यादा कुछ नहीं दिखता है। लेकिन अलग-अलग मेनू में गोता लगाने से भी कोर और कम्युनिटी प्लगइन्स की दुनिया खुल जाएगी। हालांकि मैं यहां यह कहने के लिए नहीं हूं कि आपको ओब्सीडियन (यह मेरा वर्तमान पसंदीदा समग्र ऐप है) पर विचार नहीं करना चाहिए, आपको गहराई से विचार करने से पहले मूल बातें समझने की आवश्यकता होगी।

इसे सरल रखें, फिर आवश्यकता पड़ने पर विस्तार करें

एक ऐप चुनें और उससे जुड़े रहें। देखो यह कैसे काम करता है। आप जो कुछ भी सीख सकते हैं उसे जानने के लिए ट्यूटोरियल और FAQ पृष्ठ पढ़ें और पढ़ें। फिर अपने सिस्टम को अपनी इच्छानुसार लागू करने का प्रयास करें, लेकिन शुरुआत में चीजों को सरल रखना हमेशा महत्वपूर्ण होता है।

सबसे अच्छी चीजों में से एक जो आप कर सकते हैं वह है बस एक चालू सूची बनाना सब कुछ जिसे आपको पूरा करना होगा. वहां से, निर्धारित करें कि आपके पास किस प्रकार के कार्य हैं, जैसे कि किराने की सूची रखना, या तेल बदलवाने की आवश्यकता। किराने का सामान खरीदना और अपना तेल बदलवाना दोनों ही काम हैं, लेकिन किराने की सूची उप-कार्यों से भरी होती है क्योंकि आपको यह जानना होगा कि आप क्या खरीद रहे हैं।

तो आप एरंड्स उप-प्रोजेक्ट के साथ एक होम प्रोजेक्ट बना सकते हैं, जिसमें किराने का सामान और अपना तेल बदलने के कार्य शामिल होंगे। और फिर किराने के सामान की सूची आपकी अगली खरीदारी यात्रा के लिए उप-कार्यों की सूची बन जाती है। आप देख सकते हैं कि शुरुआत से ही चीजें कितनी जटिल हो सकती हैं।

हमारी सूची में सबसे ऊपर क्या रहता है? सर्वोत्तम कार्य करने वाले ऐप्स यह हमारे लिए काम कर सकता है, लेकिन यह आपके लिए काम नहीं कर सकता। यही इसकी ख़ूबसूरती और भयावहता है, क्योंकि चुनने के लिए इतने सारे अलग-अलग विकल्प हैं कि हो सकता है कि आपको अंततः कच्चा हीरा मिल जाए, या फिर नए सिरे से शुरुआत करनी पड़े।

हमेशा कुछ नया होता है

बस कुछ नया आज़माने की चाहत के लिए बदलाव करते न रहें। यह आपकी उत्पादकता के क्रम को तोड़ सकता है और आप सभी को अस्त-व्यस्त कर सकता है, जहां आप खोए हुए महसूस करते हैं और निश्चित नहीं होते कि आगे क्या होगा। हमेशा एक और नया उपकरण होता है जो या तो निकट आ रहा होता है, या कहीं से भी प्रकट हो जाता है।

लेना सुपरलिस्ट, उदाहरण के लिए। इस ऐप को Google I/O 2022 के दौरान दिखाया गया था, और कम से कम मेरे लिए, यह बाएँ फ़ील्ड से बाहर आया था; और ऐसा लगता है कि यह मेरी सभी ज़रूरतें पूरी करता है। लेकिन मेरी कार्य सूची को स्थिर होने देने और मेरी परियोजनाओं को रास्ते में ही छोड़ देने के बजाय, मैंने केवल मेलिंग सूची के लिए साइन अप किया क्योंकि यह अभी तक सार्वजनिक रूप से उपलब्ध नहीं है। तो फिर वहाँ है बेंतो, जो एक परिचित का ऐप है, लेकिन यह केवल iOS और macOS पर उपलब्ध है, जिससे यह मेरे एंड्रॉइड और विंडोज डिवाइस पर मेरे लिए नॉन-स्टार्टर बन गया है।

जब आपके पास पहले से ही काम करने वाला सिस्टम हो तो किसी नए और फैंसी टूल से विचलित न हों। इसके लिए एकमात्र चेतावनी यह है कि जब तक आप वास्तव में यह निर्धारित नहीं कर लेते कि यह उस समस्या का समाधान कर देता है जिससे आप अभी भी जूझ रहे हैं। अन्यथा, बस कार्यक्रम से जुड़े रहें और अपना दिमाग साफ़ रखें।