Avain tuottavuuteen on löytää oikea työkalu

Jos avaat Play Kaupan puhelimellasi ja haet "to do app", sinulle tarjotaan loputon valikoima vaihtoehtoja. Jotkut tulevat indie-kehittäjiltä, ​​jotka julkaisivat heidän tarpeisiinsa sopivan sovelluksen, koska vaihtoehdot eivät sitä tehneet. Toiset tulevat suurilta studioilta, jotka ovat vielä suurempien yritysten omistamia ja joilla kaikilla on sama päätavoite – auttaa sinua pysymään tuottavana.

Kaikkien näiden eri vaihtoehtojen ongelmana on, että et ehkä tiedä mistä edes aloittaa. Maailman tuottavuuspäivän kunniaksi yritämme auttaa sinua löytämään oikeat työkalut työhön.

Vaihe 1: Tunnista ongelma

Mutta ennen kuin voit aloittaa työnteon, sinun on yritettävä selvittää, mitä yrität saavuttaa. Haluatko sovelluksen, jonka avulla voit vain pitää loputonta luetteloa tehtävistä valintaruuduilla niiden vieressä? Haluatko luetteloita elämäsi eri osa-alueista, kuten työstä, kodista tai muista?

Entä projektinhallinta tai yhteistyö? Työskenteletkö erilaisten projektien parissa, jotka kaikki täytyy käydä läpi sarjan pienempiä vaiheita ennen kuin ne voidaan saada päätökseen? Pitääkö sinun pystyä jakamaan listoja tai tehtäviä jonkun muun kanssa, olipa kyseessä sitten perheen tai työtoverin kanssa tehtävä työlista, jotta projekti saadaan päätökseen ajoissa?

Hienoa Play Kaupassa ja erityisesti tuottavuussovelluksissa on, että siellä on vaihtoehtoja kaikille. Jotta saat kaiken irti valitsemastasi sovelluksesta, on tärkeää kysyä itseltäsi nämä kysymykset. Mutta haluat myös yrittää löytää ratkaisun, joka toimii kaikissa parhaat Android-puhelimet, tabletit tai Chromebookit, jotta pääset nopeasti ja helposti käsiksi luetteloihisi, vaikka olisit käyttämällä erityyppistä laitetta tai eri alustaa (esim. Android ja Mac tai iPhone ja Chromebook).

Kun olet päättänyt, mitä yrität saada aikaan, on aika painaa metallia ja alkaa kokeilla erilaisia ​​sovelluksia ja palveluita.

Vaihe 2: On aika koeajolle

Olemme käsitelleet erilaisia ​​tehtävälistasovelluksia ja projektinhallintatyökaluja vuosien varrella. Jotkut saattavat jopa sanoa, että minulla on riippuvuus tämäntyyppisiin sovelluksiin, ja päätyy kansio, joka on täynnä sovelluksia, jotka ovat kaikki niin erilaisia, että haluan kokeilla niitä. Tämä sisältää jopa siirtymisen Play Kaupan ulkopuolelle, koska avoimen lähdekoodin sovellusten maailmassa on saatavilla vielä enemmän sovelluksia.

Sukeltamatta liian syvälle, tässä on muutamia upeita vaihtoehtoja erilaisiin tarpeisiin:

• Google Tasks: Loistava lähtökohta kaikille ja tarjoaa syvän integraation Android-puhelimeen, älykaiuttimiin ja muihin. Voit luoda alitehtäviä, asettaa muistutuksia, lisätä muistiinpanoja ja luoda erilaisia ​​luetteloita, mutta se ei ole ihanteellinen projektinhallintaan.
• Google Keep: Tarjoaa erilaisen näkökulman muistiinpanojen tekemiseen ja tehtäväluetteloihin. Pohjimmiltaan Keep on taulu, joka on täynnä "tarralapuja", joilla on mahdollisuus värikoordinoida, lisätä muistutuksia ja asettaa osatehtäviä yhdestä muistiinpanosta.
• Todoist: Tarjoaa all-in-one-lähestymistavan samalla kun se on yhteensopiva useiden alustojen kanssa. Voit aloittaa tyhjältä pöydältä ja muokata sovelluksesta tuottavuuden voimanpesän, samalla kun sallit jaettujen luetteloiden ja yhteistyön.
• Trello: Käyttää Kanban-tyyliä, jonka avulla projekteja voidaan siirtää luettelosta toiseen projektin valmistuttua. Mutta on myös lisäominaisuuksia, kuten tehostuksia, jotka mahdollistavat paremman mukauttamisen eri projekteihin/kortteihin.
• Asana: Täydellinen todelliseen projektinhallintaan, runsaasti joustavuutta ja erinomaista yhteistyötä. Mutta se saattaa olla liikaa pelkälle suoritettavien tehtävien listalle.
• Työnkulkua: Tämä on todella ainutlaatuinen vaihtoehto niille, jotka eivät ole aivan varmoja mistä aloittaa, mutta tietävät, että heillä on paljon tehtäviä suoritettavana. Voit vain lisätä luetteloon yhä enemmän ja saada kaikki ideasi tai tehtäväsi pois päästäsi ennen niiden järjestämistä ja luokittelua.

Kuten olemme maininneet, tarjolla on niin monia erilaisia ​​tehtäväluettelosovelluksia, jotka kaikki yrittävät auttaa sinua pysymään tuottavana. On myös muita vaihtoehtoja, jotka ovat vielä perustavampia Google Taskstai yhdistä Google Keepin ja Evernoten tapaan muistiinpanojen ja tehtävien hallinta. Ainoa tapa tietää, mikä toimii, on pyöräyttää niitä.

Älä jatka vaihtamista vain sen vuoksi

Ellet kirjaudu kokeilemaan sovellusta ja vihaat välittömästi kaikkea siinä, voimme antaa yhden tärkeän suosituksen: Valitse sovellus ja pysy siinä. Jos olet tuottavuuden aloittelija, voit yrittää palata vanhoihin tottumuksiin, ja sitten olet taas palannut alkuun. Tätä tapahtuu kaikille, koska on helpompi palata vanhaan tapaan, vaikka se merkitsisikin, että saatat unohtaa määräajan.

Toinen nopeasti vajoava kaninreikä on hyppääminen sovellusten välillä säännöllisesti. Käytät enemmän aikaa "järjestelmän täydelliseen parantamiseen" verrattuna käsillä olevien tehtävien suorittamiseen. Osittain tästä syystä en ole vielä maininnut muita työkaluja, kuten Obsidian, Notion tai Roam Research.

Notionin kaltaisella sovelluksella voit aloittaa tyhjältä pöydältä, mutta päätyä sitten kaninkoloon. Eikä tämä kaninreikä lopu, sillä todennäköisesti etsit uusia malleja, yrität selvittää suhteiden toimintaa ja sitoa kaiken yhteen mukavaksi rusetiksi. Se on ongelma, jonka kanssa olen jatkuvasti tekemisissä, ja mikä tekee asioista vielä monimutkaisempia, on se, että useita työkaluja voidaan käyttää yhdessä.

Yksi esimerkki tästä on sovellus nimeltä Obsidiaani. Päällisin puolin se ei näytä muulta kuin perusmarkdown-tekstieditorilta. Mutta jopa pelkkä sukeltaminen eri valikoihin avaa Core- ja Community-laajennusten maailman. Vaikka en ole täällä sanomassa, että sinun ei pitäisi harkita Obsidiania (se on tämänhetkinen suosikki yleissovellukseni), sinun on ensin opittava perusasiat ennen kuin sukeltaa syvemmälle.

Pidä se yksinkertaisena ja laajenna sitten tarvittaessa

Valitse sovellus ja pysy siinä. Katso kuinka se toimii. Käy läpi ja lue opetusohjelmat ja UKK-sivut oppiaksesi kaiken, mitä voit. Yritä sitten toteuttaa järjestelmäsi parhaaksi katsomallasi tavalla, mutta on aina tärkeää pitää asiat aluksi yksinkertaisina.

Yksi parhaista asioista, jonka voit tehdä, on vain tehdä juoksulista kaikki että sinun täytyy saada tehtyä. Sieltä selvitä, millaisia ​​tehtäviä sinulla on, kuten päivittäistavaraluettelo tai öljynvaihto. Ruokaostokset ja öljynvaihto ovat molemmat asioita, mutta päivittäistavarakauppaluettelo on täynnä alatehtäviä, koska sinun on tiedettävä, mitä ostat.

Voit siis luoda Kotiprojektin Errands-alaprojektilla, jossa on tehtäviä päivittäistavarakauppaan ja öljynvaihtoon. Ja sitten päivittäistavaraluettelosta tulee luettelo alitehtävistä seuraavaa ostosmatkaasi varten. Näet heti alusta alkaen, kuinka mutkikkaat asiat voivat muuttua.

Mikä on luettelomme kärjessä parhaat tehtäväsovellukset voi toimia meille, mutta se ei välttämättä toimi sinulle. Se on tämän kauneus ja kauhu, sillä valittavana on niin monia eri vaihtoehtoja, että saatat vihdoin löytää timantin karkealta tai joutua aloittamaan alusta alusta.

Aina tulee jotain uutta

Älä vain jatka vaihtamista sen vuoksi, että haluat kokeilla jotain uutta. Se voi katkaista tuottavuusputkisi ja pudottaa teidät kaikki irti, jolloin tunnette olevansa eksyksissä etkä ole varma siitä, mitä seuraavaksi. Aina on uusi työkalu, joka joko tulee kulman takaa tai ilmestyy tyhjästä.

Ota Superlista, esimerkiksi. Tämä sovellus esiteltiin Google I/O 2022:n aikana, ja ainakin minulle se tuli vasemmasta kentästä; ja näyttää siltä, ​​että se täyttää kaikki tarpeeni. Mutta sen sijaan, että olisin antanut tehtävälistani pysähtyä ja projektini mennä tienpuolelle, tein vain rekisteröitymisen postituslistalle, koska se ei ole vielä saatavilla julkisesti. Sitten on Bento, joka on tutun sovellus, mutta se on saatavilla vain iOS- ja macOS-käyttöjärjestelmissä, joten se ei sovellu minulle Android- ja Windows-laitteillani.

Älä häiritse uutta ja hienoa työkalua, kun sinulla on jo toimiva järjestelmä. Ainoa varoitus tähän on, ellet todella päätä, että se ratkaisee ongelman, joka sinulla on edelleen. Muussa tapauksessa pysy vain ohjelmassa ja pidä pääsi selvänä.