Tootlikkuse säilitamise võti on õige tööriista leidmine

Kui avate oma telefonis Play poe ja otsite sõna "to do app", kuvatakse teile lõputu valikute voog. Mõned pärinevad indie-arendajatelt, kes andsid välja rakenduse, mis sobib nende vajadustega, kuna alternatiivid seda ei teinud. Teised on pärit suurtest stuudiotest, mis kuuluvad veelgi suurematele ettevõtetele ja mis kõik peavad silmas ühte ja sama eesmärki – aidata teil produktiivsusena püsida.

Kõigi nende erinevate valikute probleem seisneb selles, et te ei pruugi teada, kust alustada. Maailma tootlikkuse päeva tähistamiseks püüame aidata teil leida töö jaoks sobivad tööriistad.

1. samm: tuvastage probleem

Kuid enne tööga alustamist peate proovima välja mõelda, mida soovite saavutada. Kas soovite rakendust, mis võimaldab teil hoida lõputut ülesannete loendit, mille kõrval on märkeruudud? Kas soovite oma elu erinevate valdkondade jaoks loendeid, nagu töö, kodu või teised?

Aga projektijuhtimine või koostöö? Kas töötate erinevate projektidega, mis kõik peavad enne lõpuleviimist läbima mitmeid väiksemaid samme? Kas teil peab olema võimalik jagada loendeid või ülesandeid kellegi teisega, olgu selleks siis pere või töökaaslasega tööloend, et projekt õigeks ajaks valmis saaks?

Play poe ja eriti tootlikkuse rakenduste suurepärane asi on see, et valikuvõimalusi on igaühe jaoks. Mis tahes valitud rakendusest maksimumi saamiseks on oluline endalt need küsimused esitada. Kuid soovite ka proovida ja leida lahenduse, mis töötab kõigis valdkondades parimad Android-telefonid, tahvelarvutites või Chromebookides, et saaksite oma loenditele kiire ja hõlpsa juurdepääsu isegi siis, kui olete kasutades teist tüüpi seadet või teist platvormi (nt Android ja Mac või iPhone ja Chromebook).

Kui olete kindlaks teinud, mida soovite saavutada, on aeg vajutada pedaal metallile ning hakata proovima erinevaid rakendusi ja teenuseid.

2. samm: on aeg proovisõiduks

Oleme aastate jooksul käsitlenud erinevaid tegevusloendi rakendusi ja projektihaldustööriistu. Mõned võivad isegi öelda, et olen seda tüüpi rakendustest sõltuvuses, mille tulemuseks on kaust, mis on täis rakendusi, mis on kõik piisavalt erinevad, et ma tahan neid proovida. See hõlmab isegi Play poest väljapoole minekut, kuna avatud lähtekoodiga rakenduste maailmas on saadaval veelgi rohkem rakendusi.

Ilma liiga sügavale sukeldumata on siin mõned suurepärased võimalused erinevate vajaduste jaoks:

• Google Tasks: suurepärane lähtepunkt kõigile ja pakub sügavat integratsiooni teie Android-telefoni, nutikate kõlarite ja muuga. Saate luua alamülesandeid, seada meeldetuletusi, lisada märkmeid ja luua erinevaid loendeid, kuid see pole ideaalne projektijuhtimiseks.
• Google Keep: pakub märkmete tegemise ja ülesannete loendi kohta teistsuguseid vaateid. Põhimõtteliselt on Keep tahvel, mis on täis kleepuvaid märkmeid, millel on võimalus värvida koordineerida, lisada meeldetuletusi ja seada alamülesandeid – seda kõike ühest märkmest.
• Todoist: pakub kõikehõlmavat lähenemist, samal ajal ühildudes mitme platvormiga. Võite alustada tühjalt lehelt ja muuta rakendusest tootlikkuse jõuallikas, võimaldades samal ajal jagatud loendeid ja koostööd.
• Trello: kasutab Kanbani stiili, mis võimaldab projektide valmimisel projekte ühest loendist teise teisaldada. Kuid on ka lisafunktsioone, nagu Power-ups, mis võimaldavad erinevate projektide/kaartide jaoks paremini kohandada.
• Asana: Ideaalne tõeliseks projektijuhtimiseks, suure paindlikkuse ja suurepärase koostööga. Kuid võib-olla on see liiga palju, et teha lihtsalt teie tööde nimekirja.
• Töövoog: See on tõeliselt ainulaadne valik neile, kes ei tea täpselt, kust alustada, kuid teavad, et neil on täita palju ülesandeid. Saate lihtsalt loendisse aina rohkem lisada, enne nende korrastamist ja kategoriseerimist kõik oma ideed või ülesanded peast välja visata.

Nagu oleme maininud, on seal nii palju erinevaid ülesannete loendi rakendusi, mis kõik aitavad teil produktiivsusena püsida. On ka teisi võimalusi, mis on veelgi elementaarsemad Google Tasksvõi kombineerida märkmete tegemine ja ülesannete haldamine sarnaselt Google Keepi ja Evernote'iga. Ainus viis teada saada, mis töötab, on neid keerutada.

Ärge jätkake vahetamist ainult selle pärast

Kui te ei registreeru rakenduse proovimiseks ja vihkate kohe kõike sellega seoses, saame anda ühe peamise soovituse: valige rakendus ja pidage sellest kinni. Kui olete tootlikkuse algaja, võite proovida oma vanade harjumuste juurde tagasi pöörduda ja siis olete taas alguses. Seda juhtub kõigiga, sest vanaviisi on lihtsam naasta, isegi kui see tähendab, et võite tähtajast mööda minna.

Teine jäneseauk, mis kiiresti alla läheb, on regulaarne rakenduste vahel hüppamine. Kulutate rohkem aega süsteemi täiustamiseks, võrreldes käsilolevate ülesannete täitmisega. Osaliselt sellepärast ei pea ma veel mainima muid tööriistu, nagu Obsidian, Notion või Roam Research.

Sellise rakendusega nagu Notion võite alustada tühjalt lehelt, kuid jõuda siis jäneseauku. Ja see jäneseauk ei lõpe, sest tõenäoliselt avastate end otsimas uusi malle, püüdes aru saada, kuidas suhted toimivad, ja sidudes kõik kokku kenaks väikeseks vibuks. See on probleem, millega ma leian end kogu aeg tegelemas ja asja teeb veelgi keerulisemaks see, kui saab kasutada mitut tööriista.

Üks näide sellest on rakendus nimega Obsidiaan. Pealtnäha näib see olevat midagi muud kui tavaline allahindluse tekstiredaktor. Kuid isegi lihtsalt erinevatesse menüüdesse sukeldumine avab Core- ja Community pluginate maailma. Kuigi ma ei taha siin öelda, et te ei peaks Obsidiani (see on minu praegune üldine lemmikrakendus) kaaluma, peate enne sügavamale sukeldumist esmalt põhitõed selgeks saama.

Hoidke see lihtsaks ja vajadusel laiendage

Valige rakendus ja jääge selle juurde. Vaadake, kuidas see töötab. Vaadake läbi ja lugege õpetusi ja KKK lehti, et õppida kõike, mida saate. Seejärel proovige oma süsteemi oma äranägemise järgi rakendada, kuid alati on oluline hoida asjad alguses lihtsad.

Üks parimaid asju, mida saate teha, on lihtsalt jooksva nimekirja koostamine kõike et sa pead hakkama saama. Sealt tehke kindlaks, mis tüüpi ülesandeid teil on, näiteks toidupoe nimekirja olemasolu või õlivahetus. Toidukaupade ostmine ja õli vahetamine on mõlemad ülesanded, kuid toidukaupade nimekiri on täis alamülesandeid, kuna peate teadma, mida ostate.

Nii saate luua koduprojekti koos Errandsi alamprojektiga, mis sisaldab ülesandeid toidukaupade ja õlivahetuse jaoks. Ja siis saab toidukaupade loendist teie järgmise ostureisi alamülesannete loend. Näete algusest peale, kui keeruliseks võivad asjad minna.

Mis asub meie nimekirja ülaosas parimad ülesanded võib meie jaoks töötada, kuid see ei pruugi teie jaoks töötada. See on selle ilu ja õudus, sest valida on nii paljude erinevate valikute vahel, et võite lõpuks leida töötlemata teemandi või peate alustama otsast peale.

Alati on midagi uut

Lihtsalt ärge jätkake vahetamist selle pärast, et soovite midagi uut proovida. See võib katkestada teie tootlikkuse jada ja lüüa teid kõik endast välja, kus tunnete end eksinuna ega tea, mis edasi saab. Alati on mõni uus tööriist, mis tuleb nurga tagant või ilmub eikusagilt.

Võtke Superlist, näiteks. Seda rakendust näidati Google I/O 2022 ajal ja vähemalt minu jaoks tuli see välja vasakpoolsest väljast; ja tundub, et see täidab kõik mu vajadused. Kuid selle asemel, et lasta oma ülesannete nimekirjal lihtsalt soiku jääda ja projektidel minna pooleli, registreerusin vaid meililisti, kuna see pole veel avalikult saadaval. Siis on Bento, mis on tuttava äpp, kuid see on saadaval ainult iOS-is ja macOS-is, mistõttu ei ole see minu jaoks minu Androidi ja Windowsi seadmetes starter.

Ärge laske end segada uuest ja uhkest tööriistast, kui teil on juba toimiv süsteem. Ainus hoiatus on see, kui te ei otsusta, et see lahendab probleemi, mis teil endiselt on. Vastasel juhul pidage lihtsalt programmist kinni ja hoidke oma pea selge.