La clave para mantenerse productivo es encontrar la herramienta adecuada

Si abre Play Store en su teléfono y busca "aplicación para hacer", se le presentará un sinfín de opciones. Algunas provienen de desarrolladores independientes, que lanzaron una aplicación que se ajustaba a sus necesidades porque las alternativas no lo hacían. Otros provienen de grandes estudios, propiedad de empresas aún más grandes, todos con el mismo objetivo final en mente: ayudarlo a mantenerse productivo.

El problema con todas estas opciones diferentes es que es posible que no sepas por dónde empezar. Para celebrar el Día Mundial de la Productividad, intentaremos ayudarlo a encontrar las herramientas adecuadas para el trabajo.

Paso 1: Identificar el problema

Pero antes de que pueda comenzar a trabajar, debe tratar de averiguar qué es lo que está tratando de lograr. ¿Quieres una aplicación que te permita mantener una lista interminable de tareas con casillas de verificación junto a ellas? ¿Quieres tener listas para diferentes áreas de tu vida como el trabajo, el hogar u otros?

¿Qué pasa con la gestión de proyectos o la colaboración? ¿Está trabajando en diferentes proyectos, todos los cuales tienen que pasar por una serie de pasos más pequeños antes de que puedan completarse? ¿Necesita poder compartir listas o tareas con otra persona, ya sea una lista de tareas con la familia o con un compañero de trabajo para completar un proyecto a tiempo?

Lo bueno de Play Store, y específicamente de las aplicaciones de productividad, es que hay opciones para todos. Para aprovechar al máximo cualquier aplicación que elija, es importante que se haga estas preguntas. Pero también desea intentar encontrar una solución que funcione en todos los mejores teléfonos Android, tabletas o Chromebooks, para que pueda tener acceso rápido y fácil a sus listas incluso si está usando un tipo diferente de dispositivo o una plataforma diferente (es decir, Android y Mac o un iPhone y Chromebook).

Una vez que haya determinado lo que está tratando de lograr, es hora de pisar el acelerador y comenzar a probar diferentes aplicaciones y servicios.

Paso 2: Es hora de una prueba de manejo

Hemos cubierto varias aplicaciones de lista de tareas y herramientas de administración de proyectos a lo largo de los años. Algunos incluso podrían decir que tengo una adicción a este tipo de aplicaciones, y termino con una carpeta llena de aplicaciones que son lo suficientemente diferentes como para justificar que quiera probarlas. Esto incluye incluso salir del ámbito de Play Store, ya que hay aún más aplicaciones disponibles en el mundo de las aplicaciones de código abierto.

Sin profundizar demasiado, aquí hay algunas excelentes opciones para diferentes necesidades:

• Tareas de Google: un excelente punto de partida para cualquier persona y ofrece una integración profunda con su teléfono Android, parlantes inteligentes y más. Puede crear subtareas, establecer recordatorios, agregar notas y crear diferentes listas, pero no es ideal para la gestión de proyectos.
• Google mantener: proporciona una forma diferente de tomar notas y listas de tareas pendientes. Esencialmente, Keep es un tablero lleno de "notas adhesivas", con la capacidad de combinar colores, agregar recordatorios y establecer subtareas, todo desde una sola nota.
• Todoista: ofrece un enfoque todo en uno y es compatible con varias plataformas. Puede comenzar con una pizarra en blanco y moldear la aplicación en una fuente de productividad, al tiempo que permite listas compartidas y colaboración.
• Trello: hace uso del estilo Kanban, que permite que los proyectos se muevan de una lista a otra a medida que se completa un proyecto. Pero también hay características adicionales como Power-ups que permiten una mejor personalización para los diferentes proyectos/tarjetas.
• ásana: Perfecta para una verdadera gestión de proyectos, con mucha flexibilidad y una excelente colaboración. Pero podría ser demasiado para su lista de tareas pendientes común y corriente.
• flujo de trabajo: Esta es una opción verdaderamente única para aquellos que no están exactamente seguros de por dónde empezar, pero saben que tienen muchas tareas que completar. Puede seguir agregando más y más a la lista, sacando todas sus ideas o tareas pendientes de su cabeza antes de organizarlas y categorizarlas.

Como mencionamos, existen tantas aplicaciones de listas de tareas diferentes que intentan ayudarlo a mantenerse productivo. También hay otras opciones que son aún más básicas que Tareas de Googleo combine la toma de notas y la gestión de tareas de forma similar a Google Keep y Evernote. La única forma de saber qué funciona es probarlos.

No sigas cambiando solo porque sí.

A menos que te registres para probar una aplicación e instantáneamente odies todo sobre ella, hay una recomendación clave que podemos hacer: elige una aplicación y mantenla. Si es un novato en productividad, puede intentar volver a caer en sus viejos hábitos, y luego volverá a estar en el punto de partida. Esto es algo que le sucede a todos, ya que es más fácil volver a la forma anterior, incluso si eso significa que puede perder una fecha límite.

Otra madriguera de conejo que se cae rápidamente es seguir saltando entre aplicaciones de forma regular. Pasará más tiempo tratando de "perfeccionar el sistema" en comparación con completar las tareas en cuestión. En parte, es por eso que todavía tengo que mencionar otras herramientas como Obsidian, Notion o Roam Research.

Con una aplicación como Notion, podría terminar comenzando con una pizarra en blanco, pero luego terminar en la madriguera del conejo. Y esta madriguera de conejo no termina, ya que es probable que te encuentres buscando nuevas plantillas, tratando de descubrir cómo funcionan las relaciones y uniendo todo en un bonito lazo. Es un problema con el que me encuentro lidiando todo el tiempo, y lo que hace que las cosas sean aún más complejas es cuando se pueden usar varias herramientas juntas.

Un ejemplo de esto es una aplicación llamada Obsidiana. A primera vista, parece nada más que un editor de texto de rebajas básico. Pero incluso sumergirse en diferentes menús desbloqueará el mundo de los complementos Core y Community. Si bien no estoy aquí para decir que no debe considerar Obsidian (es mi aplicación general favorita actual), primero deberá obtener los conceptos básicos antes de profundizar más.

Manténgalo simple, luego amplíelo si es necesario

Elija una aplicación y quédese con ella. Vea cómo funciona. Revise y lea los tutoriales y las páginas de preguntas frecuentes para aprender todo lo que pueda. Luego intente implementar su sistema como mejor le parezca, pero siempre es importante mantener las cosas simples al principio.

Una de las mejores cosas que puede hacer es hacer una lista continua de todo que tienes que hacer. A partir de ahí, determine qué tipos de tareas tiene, como tener una lista de compras o la necesidad de cambiar el aceite. Hacer las compras y cambiar el aceite son diligencias, pero una lista de compras está llena de subtareas, ya que necesita saber qué es lo que está comprando.

Por lo tanto, podría crear un proyecto de Hogar con un subproyecto de Recados, con tareas para comprar comestibles y cambiar el aceite. Y luego la lista de comestibles se convierte en una lista de subtareas para su próxima salida de compras. Puedes ver lo complicadas que pueden ser las cosas desde el principio.

Lo que reside en la parte superior de nuestra lista de mejores aplicaciones para hacer puede funcionar para nosotros, pero puede que no funcione para usted. Esa es la belleza y el horror de esto, ya que hay tantas opciones diferentes para elegir que finalmente puede encontrar el diamante en bruto o tener que comenzar desde cero nuevamente.

Siempre hay algo nuevo

Simplemente no sigas cambiando por querer probar algo nuevo. Puede romper su racha de productividad y dejarlos fuera de control, donde terminan sintiéndose perdidos y sin saber qué sigue. Siempre hay otra herramienta nueva que aparece a la vuelta de la esquina o que aparece de la nada.

Llevar Superlista, Por ejemplo. Esta aplicación se mostró durante Google I/O 2022 y, al menos para mí, salió del campo izquierdo; y parece que llena todas mis necesidades. Pero en lugar de dejar que mi lista de cosas por hacer se estancara y que mis proyectos se quedaran en el camino, todo lo que hice fue inscribirme en la lista de correo, ya que aún no está disponible públicamente. entonces hay bento, que es una aplicación de un conocido, pero solo está disponible en iOS y macOS, por lo que no es un buen comienzo para mí en mis dispositivos Android y Windows.

No se distraiga con una herramienta nueva y elegante cuando ya tiene un sistema que funciona. La única advertencia es a menos que realmente determine que resuelve un problema que todavía tiene. De lo contrario, simplemente apégate al programa y mantén la mente despejada.