Todoist vs. Microsoft To Do: Τι είναι καλύτερο για τη ροή εργασιών παραγωγικότητας;

Todoist

Το Todoist συνεχίζει να είναι η εφαρμογή στην οποία επιστρέφουν όλοι μετά τη δοκιμή των νέων και λαμπερών αυτοκινήτων. Νέες στρώσεις χρωμάτων και μια ελαφριά αναθεώρηση έχουν μετατρέψει τον Todoist ξανά στον ευέλικτο βασιλιά των εφαρμογών to do, χωρίς πολλούς συμβιβασμούς. Δηλαδή, αν είσαι διατεθειμένος να το πληρώσεις.

Microsoft To Do

Όσοι αναζητούν μια απλοϊκή και δωρεάν εφαρμογή διαχείρισης εργασιών ή μια με βασικές δυνατότητες συνεργασίας, θα θελήσουν να ελέγξουν έξω To Do. Η εφαρμογή ελέγχει πολλά από τα κουτιά χωρίς να σας κάνει να ξοδέψετε μια δεκάρα και είναι διαθέσιμη σε κάθε πλατφόρμα που μπορείτε να σκεφτείτε του. Απλώς δεν έχει ακόμα την «ωφέλιμη» να χειριστεί την ευελιξία μιας πιο περίπλοκης διαχείρισης έργου.

Ο δρόμος για την εύρεση της σωστής εφαρμογής υποχρεώσεων είναι μια ύπουλη διαδρομή, με πολλές σκέψεις και πιθανά εμπόδια. Ενώ το Todoist ήταν η επιλογή για πολλούς, η Microsoft To Do έχει κάνει μεγάλα βήματα για να εκθρονίσει την de-facto επιλογή. Έχει κάνει αρκετά;

Ένα γρήγορο μάθημα ιστορίας

Σε ένα μέτωπο, θα μπορούσατε να πείτε ότι το Microsoft To Do είναι ένα νέο προϊόν σε αυτόν τον χώρο, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι δεν είναι. Η Microsoft αγόρασε το Wunderlist το 2015, αλλά η εφαρμογή Wunderlist συνέχισε να ζει και να λειτουργεί στο ίδιο πλαίσιο. Κάποιοι νόμιζαν ότι η Microsoft επρόκειτο απλώς να καθίσει σε αυτό και τελικά να απαλλαγεί από την εφαρμογή εντελώς. Αν και αυτό είναι εν μέρει αλήθεια, το άλλο μέρος είναι ότι η Microsoft μόλις ετοίμαζε τις υπόλοιπες υπηρεσίες του Office 365, έτσι ώστε αυτή η νεοαποκτηθείσα εφαρμογή υποχρεώσεων να λειτουργεί χωρίς κανένα σημαντικό πρόβλημα.

Γρήγορα προς τα τέλη του 2019 και η Microsoft ανακοίνωσε τελικά ότι η εφαρμογή γνωστή ως Wunderlist θα πάψει να λειτουργεί τον Μάιο του 2020. Από το 2015 μέχρι φέτος, η Microsoft εργάζεται σιγά σιγά στη δική της εφαρμογή To Do, ενσωματώνοντας κάποιες από τις καλύτερες και πιο αγαπημένες λειτουργίες του Wunderlist σε μια προσπάθεια να διευκολύνει τη ζωή του Office 365 χρήστες. Η Microsoft μετέτρεψε το To Do σε πραγματικό ανταγωνιστή στην αγορά παραγωγικότητας και έχει δείξει τη δέσμευσή της να κάνει την εφαρμογή καλύτερη σε τακτική βάση.

Αυτό μας φέρνει στο Todoist, ένα βασικό προϊόν στο Play Store και σε μυριάδες συσκευές και πλατφόρμες εδώ και χρόνια. Η εφαρμογή ξεκίνησε το 2007 και συνεχίζει να κυκλοφορεί με φορτηγά ενώ μετατρέπεται στην de-facto εφαρμογή διαχείρισης εργασιών για επαγγελματίες και αρχάριους. Μέχρι πρόσφατα, ορισμένοι δυνητικοί χρήστες της εφαρμογής αποθαρρύνονταν από την πολυπλοκότητά της, επειδή η αλήθεια είναι ότι το Todoist μπορεί πραγματικά να χειριστεί σχεδόν όλα όσα χρειάζεστε. Οι πρόσφατες ενημερώσεις έχουν κάνει την εφαρμογή ακόμα καλύτερη σε γενικές γραμμές.

Η τελευταία από αυτές τις ενημερώσεις ξεκίνησε τον Οκτώβριο του 2019, όπου η μητρική εταιρεία του Todoist, Doist, ανακοίνωσε το Todoist Foundations. Αυτή η νέα πρωτοβουλία υποσχέθηκε ταχύτερη διαχείριση εργασιών, μαζί με βελτιωμένες δυνατότητες, όπως ενότητες έργου, μια νέα προβολή εργασιών και έναν ευκολότερο τρόπο προσθήκης εργασιών από την εφαρμογή για κινητά. Υπήρξαν τακτικές ενημερώσεις, μερικές που ήρθαν πολύ πιο γρήγορα από το αναμενόμενο, και δεν μπορούμε να μην σκεφτούμε ότι ο Todoist προσπαθεί να κρατήσει μπροστά από τον ανταγωνισμό.

Είναι πραγματικά τόσο διαφορετικές αυτές οι εφαρμογές;

Το υπέροχο πράγμα τόσο για το Todoist όσο και για το Microsoft To Do είναι ότι είναι απλοϊκά με μια ματιά. Δεν θα χρειαστεί να βουτήξετε πιο βαθιά από όσο χρειάζεται και μπορείτε να ρίξετε μια ματιά σε όλες τις εργασίες και τα έργα σας χωρίς να ξεχνάτε ποιο κουμπί να πατήσετε. Υπάρχουν ακόμη και λειτουργίες όπως οι Έξυπνες λίστες που έχουν φτάσει και στις δύο υπηρεσίες.

Και οι δύο εφαρμογές διαθέτουν τη δυνατότητα δημιουργίας δευτερευουσών εργασιών, να διαθέτουν γραφικά στοιχεία αρχικής οθόνης, να δίνουν στους χρήστες την επιλογή να αλλάξουν το γενικό θέμα και να λειτουργούν σχεδόν σε όλες τις συσκευές. Ωστόσο, υπάρχουν μόνο μερικές διαφορές που συνεχίζουν να ξεχωρίζουν αυτές τις δύο εφαρμογές, σε σημείο που η μία μπορεί να είναι καλύτερη για εσάς από την άλλη.

Το πρώτο από αυτά τα χαρακτηριστικά είναι η ανάλυση φυσικής γλώσσας. Λέγοντας στον εαυτό σου ότι πρέπει να παραλάβεις τα ψώνια αύριο στις 8 μ.μ. θα χρειαστεί λίγη περισσότερη δουλειά για να το μετατρέψετε σε εργασία με τους τύπους της Microsoft To Do. Ωστόσο, εάν ανοίξετε το Todoist, πατήστε το κουμπί "Προσθήκη εργασίας", πληκτρολογήστε αυτήν ακριβώς τη φράση και το Todoist θα κάνει το υπόλοιπο. Η εργασία θα εμφανίσει "Παραλαβή Παντοπωλείων" με ημερομηνία λήξης το "Αύριο" και μια υπενθύμιση για "8 μ.μ.". όλα σαν μαγικά και χωρίς να χρειάζεται να ασχολείστε με διαφορετικές ενότητες στην εφαρμογή.

Το Microsoft To Do, δυστυχώς, δεν έχει αυτήν τη δυνατότητα, επομένως, ενώ μπορείτε να πληκτρολογήσετε αυτήν ακριβώς τη φράση σε μια εργασία, θα πρέπει να διαγράψετε τα μέρη που δεν χρειάζεστε από το όνομα. Σίγουρα, όλα αυτά ακούγονται σαν "προβλήματα του πρώτου κόσμου", αλλά η πραγματικότητα είναι ότι ορισμένοι πρέπει να μπορούν να βγάλουν μια εργασία από το μυαλό τους και να εισέλθουν σε μια εφαρμογή όσο το δυνατόν γρηγορότερα, και εκεί ο Todoist υπερέχει.

Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχουν κάποια προβλήματα με τον Todoist συνολικά. Για παράδειγμα, για να ξεκλειδώσετε "βασικές" λειτουργίες θα πρέπει να εγγραφείτε στο Todoist Premium. Η δωρεάν έκδοση του Todoist δεν περιλαμβάνει βασικά στοιχεία όπως υπενθυμίσεις, μεταφορτώσεις αρχείων, ετικέτες, φίλτρα, συγχρονισμό ημερολογίου ή ακόμα και αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων. Είναι σχεδόν σαν να χρησιμοποιείτε μια διαφορετική έκδοση του Google Keep, με λιγότερη αισθητική της Google.

Αν υπάρχει κάτι που η Microsoft συνήθιζε να ξεχωρίζει το To Do, αυτό είναι η συνεργασία. Η εφαρμογή ενσωματώνεται εύκολα με εφαρμογές και υπηρεσίες του Office 365 όπως το Outlook και μπορείτε να μοιράζεστε έργα και εργασίες με άλλους συμπαίκτες σας για να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Αυτή είναι μια πτυχή όπου το Todoist πέφτει πολύ σταθερά, εκτός και αν εγγραφείτε στο Todoist Business (με 5 $ το μήνα, ανά χρήστη, που χρεώνεται ετησίως). Ακόμη και η συνδρομή Premium δεν σας παρέχει επιλογές συνεργασίας, όπως Κοινόχρηστα Εισερχόμενα ομάδας και τη δυνατότητα εκχώρησης ρόλων μέλους ή διαχειριστή.

Η τιμολόγηση ξεκινά από 36 $ ετησίως, που ανέρχεται σε 3 $ το μήνα εάν πληρωθεί εκ των προτέρων ή μπορείτε να εγγραφείτε για μηνιαία συνδρομή στο Play Store για 4 $ το μήνα. Ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε είναι να επωφεληθείτε από τη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών που προσφέρει το Todoist για χρήστες που κάνουν πρώτη φορά. Αυτό θα σας δώσει μια αίσθηση για την εφαρμογή και όλες τις δυνατότητες της, επιτρέποντάς σας να αποφασίσετε εάν το Premium είναι κατάλληλο για εσάς.

Η Microsoft υιοθετεί μια διαφορετική προσέγγιση με το To Do. Η εφαρμογή είναι εντελώς δωρεάν και δεν υπάρχουν κρυφές λειτουργίες που πρέπει να ξεκλειδωθούν. Δεν χρειάζεστε καν συνδρομή στο Office 365 για να εγγραφείτε. Απλώς κατεβάστε το, εγγραφείτε στον λογαριασμό σας Microsoft (αν το επιλέξετε) και χρησιμοποιήστε κάθε πτυχή της εφαρμογής, συμπεριλαμβανομένων των υπενθυμίσεων. Οι περιορισμοί του To Do είναι ελάχιστοι, αλλά θα χάσετε την ανάλυση φυσικής γλώσσας, τα πρότυπα έργων και τον περιορισμένο συγχρονισμό ημερολογίου.

Για ποιον απευθύνεται το Todoist;

Εάν δυσκολεύεστε να διαχειριστείτε τις εργασίες σας και χρειάζεστε πιο ακριβή έλεγχο των έργων σας, τότε θα θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Todoist. Ακόμη και με τη μηνιαία/ετήσια συνδρομή για να ξεκλειδώσετε το «κρέας» των δυνατοτήτων, το Todoist απλώς κάνει σωστά τη διαχείριση εργασιών και είναι γρήγορο και εύκολο στη χρήση. Το να μπορείτε να γράψετε μια εργασία όπως σας έρχεται στο μυαλό σας, χωρίς επιπλέον μορφοποίηση ή πάτημα περισσότερων κουμπιών, είναι απλά ανεκτίμητη.

Επιπλέον, μπορείτε πραγματικά να μετατρέψετε το Todoist σε οποιοδήποτε είδος υπηρεσίας διαχείρισης έργου ή εργασιών θέλετε. Υπάρχουν έργα, υποέργα, ενότητες, υπενθυμίσεις και απλός συγχρονισμός ημερολογίου για να παρακολουθείτε τι πρέπει να γίνει, πότε και πού. Είναι μια εφαρμογή που μπορείτε να κάνετε όσο περίπλοκη ή απλή θέλετε και φαίνεται υπέροχη στη διαδικασία.

Πρέπει να μεταβείτε στη Microsoft To Do;

Η Microsoft έχει κάνει πραγματικά μεγάλα βήματα με το To Do, ειδικά καθώς τελικά ασχολήθηκε σοβαρά με την εφαρμογή και έκλεισε τις πόρτες στο Wunderlist. Υπάρχουν ακόμη κάποια μακροχρόνια σχεδιαστική αισθητική της Wunderlist, κυρίως στο τμήμα θεματολογίας, και αυτό θα διευκολύνει τη μετάβαση. Παρ' όλα αυτά που έχει κάνει η Microsoft, εξακολουθούν να υπάρχουν ιδιορρυθμίες σχετικά με τη διεπαφή στο σύνολό της που καθιστούν δύσκολο να το προτείνουμε σε σχέση με το Todoist.

Η ενσωμάτωση με το Outlook και άλλες υπηρεσίες της Microsoft καθιστά αυτή τη μάχη πιο στενή εάν είστε εδραιωμένοι σε αυτό το οικοσύστημα. Εκτός αυτού, το Microsoft To Do είναι απλώς μια εξαιρετική εφαρμογή που είναι εντελώς δωρεάν, υπό την προϋπόθεση ότι είστε διατεθειμένοι να εγκαταλείψετε ορισμένες επιλογές ευελιξίας και προσαρμογής.

Διαλέξτε αυτό που είναι καλύτερο για εσάς

Είναι εύκολο να πούμε ότι η «καλύτερη» εφαρμογή, ειδικά στον χώρο διαχείρισης εργασιών/έργων, είναι αυτή που λειτουργεί καλύτερα για τις ανάγκες σας, αλλά αυτή είναι απλώς η αλήθεια. Οι ανάγκες του καθενός είναι διαφορετικές και δεν υπάρχει διαχειριστής εργασιών "end-all-be-all" που να ελέγχει όλα τα πλαίσια.

Ενώ η Microsoft έχει κάνει μεγάλα βήματα για να προσθέτει όλο και περισσότερες δυνατότητες για όσους χρειάζονται τα πάντα οργανωμένα, απλώς δεν είναι "εκεί" ακόμα στη λειτουργικότητα. Το To Do είναι υπέροχο αν χρειάζεστε τα βασικά, με λίγη προσθήκη πίτσας, αλλά το Todoist θα συνεχίσει να είναι η de-facto επιλογή, εκτός και αν χρειαστεί να συνεργαστείτε.