Klíčem k udržení produktivity je nalezení správného nástroje

Pokud na telefonu otevřete Obchod Play a vyhledáte „aplikaci na úkoly“, zobrazí se vám nekonečný proud možností. Některé pocházejí od nezávislých vývojářů, kteří vydali aplikaci, která vyhovuje jejich potřebám, protože alternativy ne. Jiní pocházejí z velkých studií, vlastněných ještě většími společnostmi, všechny se stejným konečným cílem – pomoci vám zůstat produktivní.

Problém všech těchto různých možností je, že možná nevíte, kde vůbec začít. Na oslavu Světového dne produktivity se pokusíme pomoci vám najít ty správné nástroje pro vaši práci.

Krok 1: Identifikujte problém

Ale než budete moci skutečně začít pracovat, musíte se pokusit zjistit, čeho se snažíte dosáhnout. Chcete aplikaci, která vám umožní vést nekonečný seznam úkolů se zaškrtávacími políčky vedle nich? Chcete mít seznamy pro různé oblasti vašeho života, jako je práce, domov nebo jiné?

A co projektový management nebo spolupráce? Pracujete na různých projektech, z nichž všechny musí projít řadou menších kroků, než mohou být dokončeny? Potřebujete mít možnost sdílet seznamy nebo úkoly s někým jiným, ať už jde o seznam domácích prací s rodinou nebo s kolegou, abyste projekt dokončili včas?

Skvělá věc na Obchodě Play a konkrétně na aplikacích pro zvýšení produktivity je, že existují možnosti pro každého. Abyste z jakékoli aplikace, pro kterou se rozhodnete, vytěžili maximum, je důležité položit si tyto otázky. Ale také chcete zkusit najít řešení, které funguje na všech nejlepší telefony s Androidem, tablety nebo Chromebooky, abyste měli rychlý a snadný přístup ke svým seznamům, i když jste pomocí jiného typu zařízení nebo jiné platformy (tj. Android a Mac nebo iPhone a Chromebook).

Jakmile zjistíte, čeho se snažíte dosáhnout, je čas šlápnout na pedál a začít zkoušet různé aplikace a služby.

Krok 2: Je čas na testovací jízdu

V průběhu let jsme pokryli různé aplikace seznamu úkolů a nástroje pro řízení projektů. Někdo by mohl dokonce říci, že jsem na těchto typech aplikací závislý a skončil jsem se složkou plnou aplikací, které jsou všechny natolik odlišné, že mě opravňují k tomu, abych je chtěl vyzkoušet. To zahrnuje i přechod mimo oblast Obchodu Play, protože ve světě aplikací s otevřeným zdrojovým kódem je k dispozici ještě více aplikací.

Aniž byste se potápěli příliš hluboko, zde je několik skvělých možností pro různé potřeby:

• Úkoly Google: Skvělý výchozí bod pro každého a nabízí hlubokou integraci s vaším telefonem Android, chytrými reproduktory a dalšími. Můžete vytvářet dílčí úkoly, nastavovat připomenutí, přidávat poznámky a vytvářet různé seznamy, ale není to ideální pro řízení projektů.
• Google Keep: Poskytuje jiný pohled na zapisování poznámek a seznamy úkolů. Keep je v podstatě nástěnka plná „lepicích poznámek“ s možností barevné koordinace, přidávání připomenutí a nastavování dílčích úkolů, to vše z jediné poznámky.
• Todoista: Nabízí přístup vše v jednom a přitom je kompatibilní na více platformách. Můžete začít s prázdným listem a vytvořit z aplikace výkonnou jednotku pro produktivitu a zároveň umožnit sdílené seznamy a spolupráci.
• Trello: Využívá styl Kanban, který umožňuje přesouvání projektů z jednoho seznamu do druhého po dokončení projektu. Existují však také další funkce, jako jsou Power-ups, které umožňují lepší přizpůsobení pro různé projekty/karty.
• Ásana: Perfektní pro skutečné řízení projektů se spoustou flexibility a vynikající spoluprací. Ale může to být příliš mnoho pro váš zaběhnutý seznam úkolů.
• Workflowy: Toto je skutečně jedinečná možnost pro ty, kteří si nejsou úplně jisti, kde začít, ale vědí, že mají spoustu úkolů, které musí splnit. Můžete prostě přidávat další a další do seznamu, dostat všechny své nápady nebo úkoly z hlavy, než je uspořádáte a kategorizujete.

Jak jsme již zmínili, existuje tolik různých aplikací se seznamem úkolů, které se vám všechny snaží pomoci zůstat produktivní. Existují také další možnosti, které jsou ještě základnější než Úkoly Googlenebo kombinovat psaní poznámek a správu úkolů podobně jako Google Keep a Evernote. Jediný způsob, jak zjistit, co funguje, je vyzkoušet si je.

Nepřepínejte jen kvůli tomu

Dokud se nezaregistrujete k vyzkoušení aplikace a okamžitě se vám na ní nebude líbit, existuje jedno klíčové doporučení, které můžeme udělat: Vyberte si aplikaci a držte se jí. Pokud jste nováčkem v produktivitě, můžete se pokusit vrátit se ke svým starým zvykům a pak jste zase zpátky na začátku. To se stává každému, protože je snazší vrátit se ke starému způsobu, i když to znamená, že můžete zmeškat termín.

Další králičí nora, která rychle klesá, je pravidelné přeskakování mezi aplikacemi. Strávíte více času snahou o „dokonalost systému“ ve srovnání se skutečným plněním úkolů, které máte po ruce. To je částečně důvod, proč musím ještě zmínit další nástroje jako Obsidian, Notion nebo Roam Research.

S aplikací, jako je Notion, můžete skončit s prázdným listem, ale pak skončit v králičí noře. A tato králičí nora nekončí, protože pravděpodobně zjistíte, že hledáte nové šablony, snažíte se zjistit, jak fungují vztahy, a vše spojujete do pěkné mašličky. Je to problém, se kterým se neustále potýkám, a co dělá věci ještě složitějšími, je, když lze použít více nástrojů společně.

Jedním z příkladů je aplikace tzv Obsidián. Na první pohled to nevypadá jako nic jiného než základní markdown textový editor. Ale i pouhé ponoření se do různých nabídek odemkne svět zásuvných modulů Core a Community. I když tu nejsem, abych řekl, že byste neměli uvažovat o Obsidian (je to moje současná oblíbená celková aplikace), budete si muset nejprve ujasnit základy, než se ponoříte hlouběji.

Nechte to jednoduché a v případě potřeby rozšiřte

Vyberte aplikaci a držte se jí. Koukej jak to funguje. Projděte si a přečtěte si tutoriály a stránky s často kladenými dotazy, abyste se dozvěděli vše, co můžete. Pak se snažte implementovat svůj systém, jak uznáte za vhodné, ale vždy je důležité, aby byly věci zpočátku jednoduché.

Jedna z nejlepších věcí, které můžete udělat, je vytvořit si průběžný seznam všechno že musíte dokončit. Odtud určete, jaké typy úkolů máte, například mít seznam potravin nebo potřebujete vyměnit olej. Nakupování potravin a výměna oleje jsou obě pochůzky, ale seznam potravin je plný dílčích úkolů, protože potřebujete vědět, co kupujete.

Takže byste mohli vytvořit projekt Home s podprojektem Errands, s úkoly pro potraviny a výměnu oleje. A pak se seznam potravin stane seznamem dílčích úkolů pro váš příští nákup. Můžete vidět, jak zamotané věci mohou být hned od začátku.

Co je na prvním místě našeho seznamu nejlepší úkoly může fungovat pro nás, ale nemusí fungovat pro vás. V tom je ta krása a hrůza, protože existuje tolik různých možností, ze kterých si můžete vybrat, že možná nakonec najdete diamant neopracovaný, nebo budete muset začít znovu od začátku.

Vždy je něco nového

Jen nepřepínejte kvůli tomu, že chcete zkusit něco nového. Může to prolomit vaši sérii produktivity a srazit vás všechny z omylu, kdy se nakonec budete cítit ztraceni a nebudete si jisti, co bude dál. Vždy se objeví další nový nástroj, který se buď objeví za rohem, nebo se objeví z ničeho nic.

Vzít Superlist, například. Tato aplikace byla představena během Google I/O 2022 a alespoň pro mě vyšla z levého pole; a vypadá to, že splňuje všechny mé potřeby. Ale místo toho, aby můj seznam úkolů stagnoval a moje projekty šly stranou, jediné, co jsem udělal, bylo zapsat se do mailing listu, protože ještě není veřejně dostupný. Pak je tu Bento, což je aplikace od známého, ale je k dispozici pouze pro iOS a macOS, takže pro mě na zařízeních se systémem Android a Windows není spouštěcí.

Nenechte se rozptylovat novým a efektním nástrojem, když již máte systém, který funguje. Jedinou výhradou k tomu je, pokud skutečně nezjistíte, že to řeší problém, který stále máte. Jinak se jen držte programu a mějte čistou hlavu.