Ключът към запазване на производителността е намирането на правилния инструмент

Ако отворите Play Store на телефона си и потърсите „приложение за задачи“, ще ви бъде представен безкраен поток от опции. Някои идват от независими разработчици, които пуснаха приложение, което отговаря на техните нужди, защото алтернативите не отговаряха. Други идват от големи студия, собственост на още по-големи компании, всички с една и съща крайна цел — да ви помогнат да останете продуктивни.

Проблемът с всички тези различни опции е, че може да не знаете откъде дори да започнете. За да отпразнуваме Световния ден на производителността, ние ще се опитаме да ви помогнем да намерите правилните инструменти за работата.

Стъпка 1: Идентифицирайте проблема

Но преди да започнете действително да работите, трябва да опитате и да разберете какво се опитвате да постигнете. Искате ли приложение, което просто ви позволява да поддържате безкраен списък от задачи с квадратчета за отметка до тях? Искате ли да имате списъци за различни области от живота си като работа, дом или други?

Какво ще кажете за управлението на проекти или сътрудничеството? Работите ли върху различни проекти, всички от които трябва да преминат през поредица от по-малки стъпки, преди да могат да бъдат завършени? Трябва ли да можете да споделяте списъци или задачи с някой друг, независимо дали е списък със задължения със семейството или с колега, за да завършите даден проект навреме?

Страхотното в Play Store и по-специално в приложенията за производителност е, че там има опции за всеки. За да извлечете максимума от каквото и приложение да изберете, важно е да си зададете тези въпроси. Но също така искате да опитате и да намерите решение, което работи на всички най-добрите телефони с Android, таблети или Chromebook, така че да имате бърз и лесен достъп до списъците си, дори ако сте използване на различен тип устройство или различна платформа (напр. Android и Mac или iPhone и Chromebook).

След като сте определили какво се опитвате да постигнете, е време да натиснете до край и да започнете да изпробвате различни приложения и услуги.

Стъпка 2: Време е за тест драйв

Разгледахме различни приложения за списъци със задачи и инструменти за управление на проекти през годините. Някои може дори да кажат, че имам пристрастяване към тези типове приложения, завършвайки с папка, пълна с приложения, които са достатъчно различни, за да оправдаят желанието ми да ги изпробвам. Това включва дори излизане извън сферата на Play Store, тъй като има още повече налични приложения в света на приложенията с отворен код.

Без да се гмуркате твърде дълбоко, ето няколко страхотни опции за различни нужди:

• Google Tasks: Страхотна отправна точка за всеки и предлага дълбока интеграция с вашия телефон с Android, интелигентни високоговорители и др. Можете да създавате подзадачи, да задавате напомняния, да добавяте бележки и да създавате различни списъци, но това не е идеално за управление на проекти.
• Google Keep: Предоставя различен поглед върху списъците със задачи и водене на бележки. По същество Keep е дъска, пълна с „лепкави бележки“, с възможност за цветова координация, добавяне на напомняния и задаване на подзадачи, всичко това от една бележка.
• Todoist: Предлага подход "всичко в едно", като същевременно е съвместим с множество платформи. Можете да започнете с празен лист и да превърнете приложението в мощна производителност, като същевременно позволявате споделени списъци и сътрудничество.
• Trello: Използва стил Kanban, който позволява проектите да бъдат премествани от един списък в друг, когато проектът е завършен. Но има и допълнителни функции като Power-ups, които позволяват по-добро персонализиране за различните проекти/карти.
• Асана: Идеален за истинско управление на проекти, с много гъвкавост и отлично сътрудничество. Но може да е твърде много за вашия обикновен списък със задачи.
• Работен процес: Това е наистина уникална опция за тези, които не са сигурни откъде да започнат, но знаят, че имат много задачи за изпълнение. Можете просто да продължите да добавяте още и още към списъка, изхвърляйки всичките си идеи или задачи от главата си, преди да ги организирате и категоризирате.

Както споменахме, има толкова много различни приложения за списък със задачи, които всички се опитват да ви помогнат да останете продуктивни. Има и други опции, които са дори по-основни от Google Tasks, или комбинирайте водене на бележки и управление на задачи подобно на Google Keep и Evernote. Единственият начин да разберете какво работи е да ги завъртите.

Не продължавайте да сменяте само заради себе си

Освен ако не се регистрирате, за да изпробвате дадено приложение и моментално намразите всичко в него, има една ключова препоръка, която можем да направим: Изберете приложение и се придържайте към него. Ако сте начинаещ в производителността, може да се опитате да се върнете към старите си навици и след това отново да се върнете на изходна позиция. Това е нещо, което се случва на всеки, тъй като е по-лесно да се върнете към стария начин, дори ако това означава, че може да пропуснете краен срок.

Друга заешка дупка, която бързо се спуска, е редовното прескачане между приложенията. Ще прекарате повече време в опити да „усъвършенствате системата“ в сравнение с реалното изпълнение на поставените задачи. Отчасти това е причината все още да не споменавам други инструменти като Obsidian, Notion или Roam Research.

С приложение като Notion можете да започнете с празен лист, но след това да стигнете до заешката дупка. И тази заешка дупка не свършва, тъй като вероятно ще откриете, че търсите нови шаблони, опитвайки се да разберете как работят отношенията и да обвържете всичко заедно в хубав малък лък. Това е проблем, с който се справям през цялото време и това, което прави нещата още по-сложни, е когато могат да се използват няколко инструмента заедно.

Един пример за това е приложение, наречено Обсидиан. На пръв поглед изглежда като нищо повече от основен текстов редактор. Но дори самото гмуркане в различни менюта ще отключи света на приставките Core и Community. Въпреки че не съм тук, за да кажа, че не трябва да обмисляте Obsidian (това е моето любимо приложение като цяло), първо ще трябва да научите основите, преди да се гмурнете по-дълбоко.

Бъдете прости, след това разширете, ако е необходимо

Изберете приложение и се придържайте към него. Виж как работи. Прегледайте и прочетете уроците и страниците с често задавани въпроси, за да научите всичко, което можете. След това се опитайте да внедрите вашата система, както сметнете за добре, но винаги е важно в началото нещата да са прости.

Едно от най-добрите неща, които можете да направите, е просто да направите текущ списък на всичко че трябва да свършите. Оттам определете какви типове задачи имате, като например да имате списък с хранителни стоки или да трябва да смените маслото. Пазаруването на хранителни стоки и отиването да ви сменят маслото са задачи, но списъкът с хранителни стоки е пълен с подзадачи, тъй като трябва да знаете какво купувате.

Така че можете да създадете проект Home с подпроект Errands, със задачи за хранителни стоки и смяна на маслото. И тогава списъкът с хранителни стоки се превръща в списък с подзадачи за следващото ви пазаруване. Можете да видите колко сложни неща могат да станат от самото начало.

Какво се намира в горната част на нашия списък с най-добрите приложения за вършене може да работи за нас, но може да не работи за вас. Това е красотата и ужасът на това, тъй като има толкова много различни опции за избор, че най-накрая може да намерите необработения диамант или да трябва да започнете от нулата отначало.

Винаги има нещо ново

Просто не продължавайте да превключвате заради желанието да опитате нещо ново. Това може да прекъсне поредицата ви от производителност и да ви извади от строя, при което в крайна сметка се чувствате изгубени и не сте сигурни какво следва. Винаги има друг нов инструмент, който или идва зад ъгъла, или се появява от нищото.

Предприеме Суперсписък, например. Това приложение беше показано по време на Google I/O 2022 и поне за мен излезе от лявото поле; и изглежда, че отговаря на всичките ми нужди. Но вместо просто да оставя списъка ми със задачи да остане в застой и проектите ми да отпаднат, всичко, което направих, беше да се запиша в пощенския списък, тъй като той все още не е публично достъпен. Тогава има Бенто, което е приложение от мой познат, но е достъпно само за iOS и macOS, което го прави нестартерно за мен на моите устройства с Android и Windows.

Не се разсейвайте от нов и изискан инструмент, когато вече имате система, която работи. Единственото предупреждение към това е, освен ако наистина не решите, че решава проблем, който все още имате. В противен случай просто се придържайте към програмата и дръжте главата си чиста.