مفتاح الحفاظ على الإنتاجية هو العثور على الأداة المناسبة

إذا فتحت متجر Play على هاتفك وبحثت عن "to do app" ، فسيتم تقديمك إلى مجموعة لا نهائية من الخيارات. يأتي البعض من مطورين مستقلين ، أطلقوا تطبيقًا يناسب احتياجاتهم لأن البدائل لم تفعل ذلك. يأتي البعض الآخر من استوديوهات كبيرة ، مملوكة لشركات أكبر ، وكلها مع نفس الهدف النهائي في الاعتبار - لمساعدتك على البقاء منتجًا.

تكمن المشكلة في كل هذه الخيارات المختلفة في أنك قد لا تعرف من أين تبدأ. للاحتفال باليوم العالمي للإنتاجية ، سنحاول مساعدتك في العثور على الأدوات المناسبة للوظيفة.

الخطوة الأولى: تحديد المشكلة

ولكن قبل أن تبدأ العمل فعليًا ، عليك أن تحاول معرفة ما الذي تحاول تحقيقه. هل تريد تطبيقًا يتيح لك فقط الاحتفاظ بقائمة لا تنتهي من المهام مع مربعات اختيار بجوارها؟ هل ترغب في الحصول على قوائم لمجالات مختلفة من حياتك مثل العمل أو المنزل أو غير ذلك؟

ماذا عن إدارة المشروع أو التعاون؟ هل تعمل في مشاريع مختلفة ، وكلها يجب أن تمر بسلسلة من الخطوات الصغيرة قبل أن تكتمل؟ هل تحتاج إلى أن تكون قادرًا على مشاركة القوائم أو المهام مع شخص آخر ، سواء كانت قائمة بالأعمال الروتينية مع العائلة ، أو مع زميل في العمل من أجل إكمال المشروع في الوقت المحدد؟

إن الشيء العظيم في متجر Play ، وخاصة تطبيقات الإنتاجية ، هو أن هناك خيارات متاحة للجميع. من أجل تحقيق أقصى استفادة من أي تطبيق تختاره ، من المهم أن تسأل نفسك هذه الأسئلة. ولكنك تريد أيضًا محاولة العثور على حل يناسب جميع أفضل هواتف Androidأو الأجهزة اللوحية أو أجهزة Chromebook ، بحيث يمكنك الوصول بسرعة وسهولة إلى قوائمك حتى لو كنت كذلك باستخدام نوع مختلف من الأجهزة أو نظام أساسي مختلف (مثل Android و Mac أو iPhone و Chromebook).

بمجرد تحديد ما تحاول تحقيقه ، فقد حان الوقت لوضع دواسة على المعدن والبدء في تجربة تطبيقات وخدمات مختلفة.

الخطوة 2: حان الوقت لاختبار القيادة

لقد قمنا بتغطية العديد من تطبيقات القوائم وأدوات إدارة المشاريع على مر السنين. قد يقول البعض إن لدي إدمانًا على هذه الأنواع من التطبيقات ، وينتهي بي الأمر بمجلد مليء بالتطبيقات التي تختلف جميعًا بما يكفي لتبرير رغبتي في تجربتها. يتضمن ذلك الخروج من عالم Play Store ، حيث يوجد المزيد من التطبيقات المتوفرة في عالم التطبيقات مفتوحة المصدر.

بدون الغوص عميقًا ، إليك بعض الخيارات الرائعة لتلبية الاحتياجات المختلفة:

• مهام Google: نقطة انطلاق رائعة لأي شخص ، وتوفر تكاملاً عميقًا مع هاتف Android ومكبرات الصوت الذكية والمزيد. يمكنك إنشاء مهام فرعية وتعيين تذكيرات وإضافة ملاحظات وإنشاء قوائم مختلفة ، ولكنها ليست مثالية لإدارة المشروع.
• جوجل لحفظ المعلومات: يوفر تدوينًا مختلفًا لتدوين الملاحظات وقوائم المهام. بشكل أساسي ، Keep عبارة عن لوحة مليئة بـ "الملاحظات اللاصقة" ، مع إمكانية تنسيق الألوان وإضافة التذكيرات وتعيين المهام الفرعية ، كل ذلك من ملاحظة واحدة.
• تودويست: يقدم نهج الكل في واحد مع التوافق عبر منصات متعددة. يمكنك البدء بلوحة فارغة ، وتحويل التطبيق إلى قوة إنتاجية ، مع السماح أيضًا بالقوائم المشتركة والتعاون.
• تريلو: يستخدم أسلوب كانبان ، والذي يسمح بنقل المشاريع من قائمة إلى أخرى عند اكتمال المشروع. ولكن هناك أيضًا ميزات إضافية مثل Power-ups التي تتيح تخصيصًا أفضل للمشاريع / البطاقات المختلفة.
• أسانا: مثالي لإدارة المشاريع الحقيقية ، مع الكثير من المرونة والتعاون الممتاز. ولكن قد يكون أكثر من اللازم بالنسبة لقائمة المهام العادية.
• سير العمل: هذا خيار فريد حقًا لأولئك الذين ليسوا متأكدين تمامًا من أين يبدأون ، لكنهم يعرفون أن لديهم الكثير من المهام لإكمالها. يمكنك فقط الاستمرار في إضافة المزيد والمزيد إلى القائمة ، وإخراج كل أفكارك أو المهام من رأسك قبل تنظيمها وتصنيفها.

كما ذكرنا ، هناك العديد من تطبيقات قائمة المهام المختلفة التي تحاول جميعها مساعدتك في الحفاظ على إنتاجيتك. هناك أيضًا خيارات أخرى أكثر أساسية من مهام Google، أو اجمع بين تدوين الملاحظات وإدارة المهام على غرار Google Keep و Evernote. الطريقة الوحيدة لمعرفة ما يصلح هو أخذهم في جولة.

لا تستمر في التبديل فقط من أجل ذلك

ما لم تقم بالتسجيل لتجربة أحد التطبيقات وتكره كل شيء يتعلق به على الفور ، فهناك توصية رئيسية واحدة يمكننا تقديمها: اختر تطبيقًا ، والتزم به. إذا كنت مبتدئًا في الإنتاجية ، فقد تحاول العودة إلى عاداتك القديمة ، ثم تعود إلى المربع الأول مرة أخرى. هذا شيء يحدث للجميع ، لأنه من الأسهل العودة إلى الطريقة القديمة ، حتى لو كان ذلك يعني أنك قد تفوتك موعدًا نهائيًا.

هناك ثقب أرنب آخر سريع النزول وهو الاستمرار في التنقل بين التطبيقات بشكل منتظم. ستقضي وقتًا أطول في محاولة "إتقان النظام" مقارنةً بإكمال المهام في متناول اليد. هذا جزئيًا هو سبب عدم ذكر أدوات أخرى مثل Obsidian أو Notion أو Roam Research.

باستخدام تطبيق مثل Notion ، قد ينتهي بك الأمر بالبدء بلوحة فارغة ، ولكن بعد ذلك ينتهي بك الأمر في حفرة الأرانب. ولا ينتهي ثقب الأرانب هذا حيث من المحتمل أن تجد نفسك تبحث عن قوالب جديدة ، وتحاول اكتشاف كيفية عمل العلاقات ، وربط كل شيء معًا في قوس صغير لطيف. إنها مشكلة أجد نفسي أتعامل معها طوال الوقت ، وما يجعل الأمور أكثر تعقيدًا هو إمكانية استخدام أدوات متعددة معًا.

أحد الأمثلة على ذلك هو تطبيق يسمى سبج. في ظاهره ، يبدو أنه ليس أكثر من محرر نصوص تخفيض السعر الأساسي. ولكن حتى مجرد الغوص في القوائم المختلفة سيفتح لك عالم المكونات الإضافية Core و Community. على الرغم من أنني لست هنا لأقول إنه لا ينبغي عليك التفكير في Obsidian (إنه تطبيقي العام المفضل حاليًا) ، ستحتاج أولاً إلى الحصول على الأساسيات قبل الغوص بشكل أعمق.

اجعل الأمر بسيطًا ، ثم قم بالتوسيع إذا لزم الأمر

اختر أحد التطبيقات والتزم به. انظر كيف يعمل. تابع واقرأ البرامج التعليمية وصفحات الأسئلة الشائعة لتتعلم كل ما تستطيع. ثم حاول تنفيذ نظامك بالشكل الذي تراه مناسبًا ، ولكن من المهم دائمًا أن تبقي الأمور بسيطة في البداية.

أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها هو مجرد إعداد قائمة تشغيل كل شئ التي تحتاج إلى إنجازها. من هناك ، حدد أنواع المهام التي لديك ، مثل الحصول على قائمة البقالة ، أو الحاجة إلى تغيير الزيت. يعتبر شراء البقالة وتغيير الزيت من المهمتين ، لكن قائمة البقالة مليئة بالمهام الفرعية حيث تحتاج إلى معرفة ما تشتريه.

لذلك يمكنك إنشاء مشروع Home مع مشروع Errands الفرعي ، مع مهام لمحلات البقالة وتغيير الزيت الخاص بك. ثم تصبح قائمة البقالة قائمة بالمهام الفرعية لرحلة التسوق التالية. يمكنك أن ترى كيف يمكن للأشياء المعقدة أن تتحسن من البداية.

ما يكمن في الجزء العلوي من قائمتنا أفضل تطبيقات المهام قد تعمل من أجلنا ، لكنها قد لا تعمل من أجلك. هذا هو جمال ورعب هذا ، حيث يوجد العديد من الخيارات المختلفة للاختيار من بينها والتي قد تجد فيها الماس في النهاية ، أو عليك أن تبدأ من الصفر مرة أخرى.

هناك دائما شيء جديد

فقط لا تستمر في التبديل من أجل الرغبة في تجربة شيء جديد. يمكن أن يكسر خط إنتاجيتك ويخرجك جميعًا من الضياع ، حيث ينتهي بك الأمر بالشعور بالضياع ولست متأكدًا مما هو التالي. هناك دائمًا أداة جديدة أخرى إما أن تكون قاب قوسين أو أدنى ، أو تظهر من العدم.

يأخذ قائمة سوبر، على سبيل المثال. تم عرض هذا التطبيق أثناء Google I / O 2022 ، وبالنسبة لي على الأقل ، فقد خرج من الحقل الأيسر ؛ ويبدو أنه يلبي جميع احتياجاتي. ولكن بدلاً من مجرد ترك قائمة المهام الخاصة بي تتراكم ، وتنتقل مشاريعي إلى جانب الطريق ، كل ما فعلته هو الاشتراك في القائمة البريدية لأنها غير متاحة للجمهور بعد. ثم هناك بينتو، وهو تطبيق من أحد معارفه ، ولكنه متاح فقط على نظامي iOS و macOS ، مما يجعله تطبيقًا غير مبتدئ بالنسبة لي على أجهزتي التي تعمل بنظامي Android و Windows.

لا تشتت انتباهك بأداة جديدة ورائعة عندما يكون لديك بالفعل نظام يعمل. التحذير الوحيد لذلك هو ما لم تقرر بالفعل أنه يحل مشكلة لا تزال تواجهها. خلاف ذلك ، ما عليك سوى التمسك بالبرنامج والحفاظ على صفاء الذهن.